prop.ID als Software für eure Hausverwaltung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit prop.ID

Wir haben die prop.ID GmbH über ihre Plattform für digitale Eigentümerversammlungen ausgefragt.

Die Antworten von der prop.ID GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hausverwaltungs-Software in 3 Sätzen.

prop.ID ist eine SaaS-basierte Softwarelösung, die sich auf die Organisation von Eigentümerversammlungen (ETVs) und digitalen Umlaufbeschlüssen spezialisiert hat und für Hausverwaltungen in Deutschland und Österreich unter dem Namen vBeschluss entwickelt wurde. Sie ermöglicht virtuelle, hybride oder Präsenz-Veranstaltungen mit integrierter Videokonferenz, automatisierter Protokollierung und KI-Unterstützung für Agenden, Beschlüsse und Protokolle. Die Plattform spart Zeit und Kosten durch Automatisierung, wie z. B. digitale Teilnahmelisten, Stimmrechtsberechnungen und 24/7-Zugriff auf Beschlussarchive, und ist WEG-konform.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

prop.ID bietet eine starke KI-Integration, die Agenden, Protokolle und Beschlüsse automatisch optimiert und verbessert, was die Vorbereitungszeit um bis zu 80 % reduziert. Die Software ist installationsfrei, mobil optimiert und unterstützt nahtlos hybride Formate mit integrierter Videokonferenz, ohne zusätzliche Tools. Zudem ermöglicht sie erhebliche Kosteneinsparungen durch Vermeidung von Porto, Reisen und Veranstaltungsorten, kombiniert mit einer intuitiven Bedienung und automatisierter Einhaltung von WEG-Reformen (z. B. Stimmrechte nach Kopf-, Wert- oder Objektprinzip).

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Als spezialisierte Lösung für ETVs und Umlaufbeschlüsse deckt prop.ID nicht den vollen Umfang einer umfassenden Hausverwaltungssoftware ab, wie z. B. Buchhaltung oder Mietverwaltung. prop.ID lässt sich aber mit ERP-Lösungen für Hausverwaltungen mittels API verbinden.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

prop.ID ist eine reine Web-Anwendung (SaaS), die ohne Installation auskommt und über den Browser zugänglich ist. Es gibt keine Installationsvariante, was den Vorteil bietet, dass Updates automatisch erfolgen und die Software plattformunabhängig nutzbar ist.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, vBeschluss von prop.ID ist mobil nutzbar auf Smartphones und Tablets. Alle Kernfunktionen wie Einladungsmanagement, Abstimmungen, Protokollierung und Zugriff auf Archive sind mobil verfügbar; es gibt keine Einschränkungen. Es existiert keine separate App – die Web-Anwendung ist responsiv und browserbasiert.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer und Geräte können simultan arbeiten, z. B. bei hybriden Meetings oder der Bearbeitung von Beschlussvorlagen. Zu beachten ist eine stabile Internetverbindung; Konflikte bei gleichzeitiger Bearbeitung (z. B. Protokoll) werden durch Echtzeit-Synchronisation vermieden, aber Nutzer sollten Rollen (z. B. Moderator/in vs. Schriftführer/in) klar definieren. Es kann eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern ohne Aufpreis hinzugefügt werden.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Es sind keine speziellen Betriebssysteme oder Geräte erforderlich – vBeschluss funktioniert auf Windows, macOS, iOS, Android. Empfohlene Browser: Chrome, Firefox, Safari oder Edge. Eine stabile Internetverbindung und ein Gerät mit Kamera/Mikrofon für Videokonferenzen sind notwendig.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, es gibt keinen Offline-Modus, da es sich bei vBeschluss um eine cloudbasierte Web-Anwendung handelt. Alle Funktionen erfordern eine Internetverbindung.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen automatisch und regelmäßig (meist monatlich), mit Fokus auf KI-Verbesserungen, rechtliche Anpassungen (z. B. WEG-Änderungen) und Bugfixes. Nutzer werden per eMail informiert; keine manuellen Updates von vBeschluss nötig.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Automatisierte Backups erfolgen cloudseitig; Nutzer können Protokolle und Archive manuell exportieren (z. B. als PDF). Für weniger affine Nutzer ist dies einfach per Klick zugänglich, ohne technische Kenntnisse – der Support von prop.ID bietet bei Bedarf Anleitungen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Daten werden von prop.ID DSGVO-konform in der EU gehostet, mit Verschlüsselung (HTTPS), Zugriffsrechten und Logfiles für Transparenz. Keine Speicherung sensibler Daten über das Notwendige hinaus.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Integration von prop.ID via CSV-Import oder API (z. B. für Stammdaten aus CRM-Systemen wie casavi). Vorteile: Nahtlose Datenübertragung reduziert manuelle Eingaben, synchronisiert Eigentümerdaten und ermöglicht Integration in breitere Hausverwaltungs-Workflows, was Zeit spart.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hausverwaltungs-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Buchhaltung & Finanzen?
    • Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen?
      • • Nein, keine Unterstützung.
    • Automatische Verbuchung von Einnahmen & integriertes Mahnwesen?
      • • Nein.
    • Automatische Verbuchung von Ausgaben (digitale Belegerfassung)?
      • • Nein.
    • E-Rechnung bereits integriert?
      • • Nein.
    • Unterstützt Ihre Software eine Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
      • • Nein, aber Protokolle und Beschlüsse können als PDF exportiert werden.
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchhaltung & Finanzen anmerken?
      • • prop.ID fokussiert sich auf Beschlüsse und Versammlungen; für Finanzen empfehlen wir Integration mit dedizierten Tools.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software auch beim CRM (Customer Relationship Management), also bei der Kundenverwaltung und der (digitalen) Kundenkommunikation?
    • Online-Portal für Eigentümer? Falls ja, welche Funktionen bietet dieses (Dokumenten-Upload, Meldungen, etc.)?
      • • Ja, ein Portal für Eigentümer mit Zugriff auf Agenden, Abstimmungen und Archive.
    • Upload von Vollmachten möglich. E-Mail Client integriert?
      • • Ja, für Einladungen und Benachrichtigungen.
    • E-Post Versand integriert?
      • • Geplant für 2026.
    • Können Umlaufbeschlüsse oder Online-Abstimmungen durchgeführt werden (Digitale Beschlussfassung)?
      • • Ja, Kernfunktion mit WEG-konformer Voting.
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?
      • • Integration mit CRM-Systemen wie casavi ermöglicht Synchronisation von Kontaktdaten und Protokollen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    •  Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten?
      • • Ja, digitales Archiv für Protokolle und Beschlüsse.
    • Vorschau, Indexierung, Volltextsuche…?
      • • Volltextsuche geplant für 2026.
    • Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden (rechtssicher, eIDAS-konform?)?
      • • Einfache digitale Signatur für Protokolle ohne eIDAS-Integration.
    • Weiteres zum Thema und Dokumentenmanagement
      • • Automatisierte Speicherung reduziert Papierkram.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Objektverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)?
      • • Ja, Management von Objekten und Einheiten inkl. Sub-Communities.
    • Abbildung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) mit Sonder- und Gemeinschaftseigentum?
      • •  Ja, inkl. Untergemeinschaften.
    • Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartungsverträge, Versicherungen) auf Objektebene?
      • • Nein.
    • Weiteres zum Thema Objektverwaltung?
      • •  Fokus auf Versammlungen; Datenimport aus anderen Systemen möglich.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mietverwaltung?
    • Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten?
      • • Nein.
    • Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder Indexierungen?
      • • Nein.
    • Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern (z. B. über ein Mieterportal, Chat, E-Mail)?
      • • Nein, Fokus auf Eigentümer.
    • Was möchten Sie sonst noch zur Mieterverwaltung anmerken?
      • • Mietverwaltung nicht im Kernbereich.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Energiemanagement?
    • Wie können Energieverbräuche (z. B. Strom, Gas, Wasser, Heizung) dokumentiert und ausgewertet werden?
      • • Nein.
    • Integration mit Smart-Meter-Systemen oder externen Messdienstleistern?
      • • Nein.
    • Unterstützt die Software Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Ausstoß, ESG-Reporting)
      • • Nein.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Welche Kennzahlen können automatisch erstellt werden (z. B. Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, etc.)?
      • • Keine.
    • Gibt es Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen?
      • • Nein.
    • Filterung von Reports (z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen)?
      • • Ja, für Logfiles und Abstimmungen.
    • Grafische Darstellung von Kennzahlen?
      • • Ja, grafische Abstimmungs-Ergebnisse.
    • Weiteres?
      • • Fokus auf Versammlungs-Reports.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Gibt es Kalender- und Erinnerungsfunktionen?
      • • Ja, für ETV-Terminierung mit Erinnerungen.
    • Können wiederkehrende Termine automatisiert werden (z. B. Wartungen, Eigentümerversammlungen)?
      • • Ja, für jährliche ETVs.
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?
      • • Automatisierte Einladungen.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hausverwalter-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Handwerkeraufträgen?
      • • Nein.
    • Verwaltung von Energieausweisen, Prüfpflichten oder Wartungsintervallen?
      • • Nein.
    • KI-basierte Unterstützungen?
      • •  Ja, KI für Agenda, Protokolle, Stimmungsanalyse und Transkripte.
    • Weitere Hausverwalter-spezifische Funktionen?
      • • Digitale Vollmachten und Proxy-Management.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
      • • Nein.
    • Erweiterte Reporting- und Controlling-Funktionen?
      • • Begrenzt auf Versammlungsdaten.
    • Weitere unternehmerische Funktionen?
      • • Kosteneinsparungen durch Automatisierung.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
      • • Ja, basierend auf Anzahl der WEG-Einheiten.
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
      • • Startet bei 50 € pro Monat (inklusive einer bestimmten Anzahl an WEG-Einheiten); genaue Preise auf Anfrage.
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
      • • Nein, ohne Mehrkosten.
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?
      • • 12 Monate, 3 Monate Kündigungsfrist.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
      • • E-Mail, Telefon und Demo-Support.
    • Inhouse oder externer Support?
      • • Inhouse, DACH-basiert.
    • Wartezeiten?
      • • Gering, innerhalb von 24 Stunden.
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?
      • • Ja, Video-Tutorials und FAQ.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
      • • Ja, einen Monat, ohne Einschränkung.
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
      • •  Ja, via CSV/API.
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • Ja, Support bei Import.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
      • • Ja, monatliche Updates.
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?
      • • Durch direkte Anfragen und Demos.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden loben die Zeitersparnis und intuitive Bedienung; Typische Rückmeldungen: „Einfach und effizient“. Wir lieben unsere Kunden für ihr Feedback, das uns vorantreibt. Wünsche: Mehr Integrationen mit Buchhaltungstools.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

prop.ID positioniert sich als Spezialist für digitale ETVs im DACH-Raum, mit starker KI-Fokussierung und positive Bewertungen. Keine spezifischen Auszeichnungen, aber untereinander empfohlen von anderen Hausverwaltern.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hausverwaltungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Besonders gut für kleine bis mittelgroße, aber auch große Hausverwaltungen mit Fokus auf WEG-Verwaltung, die Kosten sparen und KI nutzen wollen. Weniger geeignet für Verwaltungen, die eine All-in-One-Software für Buchhaltung und Mieten brauchen – hier ist aber vBeschluss als Ergänzung ideal.