Novalis als Software für eure Hausverwaltung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Novalis

Wir haben die Hofele GmbH über ihre Hausverwaltungssoftware Novalis ausgefragt.

Die Antworten von der Hofele GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hausverwaltungs-Software in 3 Sätzen.

Die Novalis-Softwarelösung umfasst den gesamten Funktionsumfang für den Haus- und Mietverwalter aus nur einer Hand. Mit eigenem CRM & DMS, Online-Portal und WEG-Versammlungsmanagement. Für die lokale Installation verfügbar (on Premise) oder als virtualisierte Software (Cloud-VPS).

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Wegen der Aufteilung in mehrere eigenständige Programme sehr einfach zu erlernen. Eines der leistungsstärksten und zeitgleich preisgünstigsten Angebote am Markt. Geeignet auch für kleineste Hausverwaltungen.
Volldigitalisierung aller Prozesse (keine papiergebundenen Dokumente und Informationen mehr erforderlich).

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Die (wenigen) derzeit noch nicht verfügbaren Bestandteile befinden sich derzeit in der Entwicklung.

U.a. die Verarbeitung von X-Rechnungen mit automatisierter Zusammenstellung der Belegprüfung und die Vollintegration eines externen Banking-Programms als Ersatz für SEPA und MT940/CAMT.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Insgesamt gibt es drei unterschiedliche Varianten in der Ausführung:

• • • Lokal installierte Programme und Programmbestandteile (on Premise)
    • Virtualisierte Einzelprogramme (Remote-App)
    • Virtualisierter Desktop

Sowohl bei den lokal installierten Programmen, als auch bei den Virtualisierungslösungen befinden sich alle Daten ausschließlich in der Hand des Kunden (Hausverwalter). Der Programmanbieter hat keinen Zugriff.

Wahlweise können alle drei angebotenen Varianten (lokal installiert, einzelne Programme virtualisiert, kompletter Desktop virtualisiert) auf einem lokal (im Büro) vorhandenen Server betrieben werden oder in einem Rechenzentrum.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Die Software lässt sich ohne Einschränkungen auf jedem Endgerät betreiben, das über einen aktuellen Web-Browser verfügt.
U.a. auf Windows-, Linux-, Android- oder Apple-Geräten.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, ohne Einschränkungen.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Bei lokaler Installation muss ein ausreichend leistungsfähiger Rechner vorhanden sein (Anforderungen wie Office 365).

Beim Betrieb mit virtualisierten Programmen oder virtualisierten Desktops ist die Leistungsfähigkeit des Endgeräts nachrangig (einfaches Tablet oder Stromspar-Laptop genügt).

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Einen ausgewiesenen Offline-Modus mit automatisierter Datensynchronisation gibt es nur für die WEG-Versammlungslösung.

Optional können aber alle Programme auch (zusätzlich) offline auf lokalen Rechnern vorhanden sein. Der Datenabgleich muss aber manuell erfolgen.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Zu jedem Programm wird ein Jahresupdate ausgeliefert. Die Installation erfolgt durch den Kunden oder (kostenpflichtig) durch den Anbieter.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Jedes Programm beinhaltet eine eigene Backup-Routine, die den Datenbestand täglich und/oder monatlich/quartalsweise sichert.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Im CRM & DMS Bereich durch Zugangsschutz mit Rechten auf Benutzerebene. Alle anderen Programme sind nur durch (nicht) Verfügbarkeit geschützt.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Arge HeiWaKo, Casavi, Cajak, Datev, ETG 24, SEPA, MT940, CAMT, TAPI

Stammdaten aus beliebigen Fremdanwendungen lassen sich (kostenpflichtig) importieren.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hausverwaltungs-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Buchhaltung & Finanzen?
    • Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen?
      • • ja
    • Automatische Verbuchung von Einnahmen & integriertes Mahnwesen?
      • • ja
    • Automatische Verbuchung von Ausgaben (digitale Belegerfassung)?
      • • Ja
    • E-Rechnung bereits integriert?
      • • Ab 2026
    • Unterstützt Ihre Software eine Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
      • • ja
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchhaltung & Finanzen anmerken?
      • • Unbegrenzt viele Objektkonten möglich, virtuelle Bankkonten möglich, gemeinsame Verwendung eines Bankkontos über mehrere Objekte hinweg möglich, kombinierte Miet- und WEG-Verwaltung (Sondereigentumsverwaltung) erfolgt ohne Doppelstrukturen, automatischer Jahresausgleich, automatisierte Zahlungserstellung bei Miethäusern und Sondereigentumsverwaltung in Abhängigkeit vom Mieteingang, unzählige Reports usw.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software auch beim CRM (Customer Relationship Management), also bei der Kundenverwaltung und der (digitalen) Kundenkommunikation?
    • Online-Portal für Eigentümer? Falls ja, welche Funktionen bietet dieses (Dokumenten-Upload, Meldungen, etc.)?
    • • • Ja, automatisierte Bereitstellung der Objekt- und Eigentümerdokumente
    • E-Mail Client integriert?
      • • Ja
    • E-Post Versand integriert?
      • • Ja
    • Können Umlaufbeschlüsse oder Online-Abstimmungen durchgeführt werden (Digitale Beschlussfassung)?
      • • Ja
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?
      • • Telefonanbindung mit Anruferkennung ist möglich. Alle Daten werden zu Objekt, Einheit und Kontakt zugeordnet. Integrierte Vorgangsverwaltung zur Abwicklung von Vorgängen (z.B. Wasserschaden). Integrierte Fakturierung für Hausmeister-Rechnungslegung. Integrierte Bilddatenbank.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten?
    • • • Ja
    • Vorschau, Indexierung, Volltextsuche…?
      • • Alles Ja
    • Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden (rechtssicher, eIDAS-konform?)?
      • • Mit passender Zusatzsoftware
    • Weiteres zum Thema und Dokumentenmanagement
      • • Für die Volldigitalisierung (Verzicht auf Papierdokumente) wird ein eigener Dokument-Editor mit ausgeliefert, der PDF-, Office- oder Grafikformate editieren und annotieren kann. Alle Dokumente aus allen Programmen (Buchhaltung, WEG-Versammlungsverwaltung) werden im CRM & DMS zusammengeführt (automatisch) und automatisiert (gesammelt) per Mail oder E-Post versendet.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Objektverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)?
    • • • Ja
    • Abbildung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) mit Sonder- und Gemeinschaftseigentum?
      • • Ja
    • Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartungsverträge, Versicherungen) auf Objektebene?
      • • Ja, in eigenem CRM & DMS
    • Weiteres zum Thema Objektverwaltung?
      • • Alle Dokumente (egal woher) werden immer zu einem Objekt zugewiesen und sind dort einsehbar.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mietverwaltung?
    • Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten?
      • • Ja
    • Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder Indexierungen?
      • • nein
    • Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern (z. B. über ein Mieterportal, Chat, E-Mail)?
      • • nein
    • Was möchten Sie sonst noch zur Mieterverwaltung anmerken?
      • • Die Sondereigentumsverwaltung bei WEG-Objekten erfolgt parallel mit der WEG-Verwaltung. Bei Miethäusern erfolgt die Verarbeitung ohne WEG-Bestandteile.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Energiemanagement?
    • Wie können Energieverbräuche (z. B. Strom, Gas, Wasser, Heizung) dokumentiert und ausgewertet werden?
    • • • nein
    • Integration mit Smart-Meter-Systemen oder externen Messdienstleistern?
      • • Ja, über HeiWako LM und D Satz mit automatisierter Verarbeitung der PDF-Abbrechungsdokumente.
    • Unterstützt die Software Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Ausstoß, ESG-Reporting)
      • • k.A.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Welche Kennzahlen können automatisch erstellt werden (z. B. Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, etc.)?
    • • • Alle denkbaren Auswertungen sind implementiert.
    • Gibt es Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen?
      • • ja
    • Filterung von Reports (z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen)?
      • • ja
    • Grafische Darstellung von Kennzahlen?
      • • nein

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Gibt es Kalender- und Erinnerungsfunktionen?
    • • • ja
    • Können wiederkehrende Termine automatisiert werden (z. B. Wartungen, Eigentümerversammlungen)?
      • • ja
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?
      • • Einzelkalenderansicht für jeden Benutzer, Einzelkalenderansicht mit allen Benutzern gemeinsam, Gruppenkalender, Gruppentermine, Serientermine, Outlook-Vollintegration.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hausverwalter-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Handwerkeraufträgen?
    • Verwaltung von Energieausweisen, Prüfpflichten oder Wartungsintervallen?
    • KI-basierte Unterstützungen?
    • Weitere Hausverwalter-spezifische Funktionen?

Durch die Vollintegration aller Einzelbestandteile (Buchhaltung mit Abrechnung, CRM & DMS, WEG-Versammlungsmanagement und Online-Portal) ist die automatisierte Verarbeitung und Versendung aller zusammengefassten Dokumente zu einer WEG-Versammlung möglich (Einladung, WEG-Abrechnung mit 35a, Wirtschaftsplan, Sanierungsangebote usw.). Parallel dazu werden die Dokumente automatisiert ins Online-Portal gestellt.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Erweiterte Reporting- und Controlling-Funktionen?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

k.A.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Siehe ausführliche Preisliste auf unserer Website.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
      • • E-Mail, bei Bedarf per Fernwartung.
    • Inhouse oder externer Support?
      • • Inhouse
    • Wartezeiten?
      • • Per Mail üblicherweise innerhalb von 6 – 24 h, Fernwartung nach Terminvereinbarung (je nach Dringlichkeit innerhalb 4 h bis 3 Tage)
25. • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos
      • • FAQ und Handbücher sind vorhanden. Üblicherweise erfolgt mit der Lizenzierung der Software eine Einweisung mit Grundschulung.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • • • Ja, Laufzeiten von 6 Monate (Mehrbenutzer) bis unbegrenzt (auf ein Benutzer eingeschränkt)
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
      • • Ja, Casavi und ETG 24
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • ja

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • • • Ja, im Jahresupdate enthalten
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?
      • • Ja, wird verarbeitet wenn sinnvoll

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Besonders die Einfachheit der Software wird anerkannt (bei aller Komplexität). Weiter wird der qualitativ hochwertige Support und die geringen Preise gelobt.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Vom gebotenen Leistungsumfang zählen wir uns zur Spitze der Anbieter. Die Nutzerzahl liegt deutlich über 1.000 (etwa 250.000 WEG-Abrechnungen werden jährlich mit der Software erzeugt).

In Softguide sind wir unter den Top-10  der Anbieter gelistet.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hausverwaltungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Die Softwarelösung eignet sich nicht für Konzern-Anwender.
Übliche Kunden sind Hausverwaltungsunternehmen bis etwa 10.000 WE.
Auch Kleinstverwalter (ab etwa 10 WE) sind wegen der einfachen Erlernbarkeit der Programme sehr gut aufgehoben (insbesondere wegen der strukturierten Menüführung).