INtex als Software für eure Hausverwaltung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit INtex

Wir haben die INtex Publishing GmbH & Co. KG über ihre Hausverwaltungssoftware INtex ausgefragt.

Die Antworten der INtex Publishing GmbH & Co. KG sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hausverwaltungs-Software in 3 Sätzen.

INtex Hausverwaltung ist die moderne, cloud-basierte Hausverwaltungs-Software mit umfangreicher Funktionalität für Miet-, Sondereigentums- und WEG-Verwaltung. Die Software bietet einfache und doppelte Buchführung, Mieterabrechnungen, Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftspläne. Hinzukommen umfangreiche Features für Dokumenten- und Objekt-Management incl. Ticket-System.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Die Software von INtex Publishing läßt sich als progressive WebApp auch lokal installieren. Über das PREMIUM Hosting sind auch Rest API, ODBC und Automatisierungsdienste wie Zapier und Make nutzbar. Zahlreiche KI Funktionen etwa bei der Korrespondenz und im DMS sind integriert.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wir verzichten auf die Integration von Features, die Anwender ohnehin woanders suchen, etwa Mail (Outlook) oder Online-Banking (SFirm, StarMoney).

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Wir bieten die Software in der Cloud zur Miete oder zur Installation on premises auf einem Server zum Kauf an.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Die gesamte Oberfläche ist responsiv ausgelegt, so dass eine mobile Nutzung mit Touch-Geräten jederzeit möglich ist. Für Hausmeister und das Ticket-Management gibt es eine gesonderte App.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

In den TEAM und SERVER Lizenzen können mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichsten Geräten gleichzeitig an einem zentralen Datenbestand arbeiten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Zeitgemäßer Browser, MacOS, Windows, iOS, iPadOS, Linux, Android.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, ohne Zugriff auf wirklich alle Daten macht das keinen Sinn und alles incl. Dokumenten zu synchen, würde jeden Rahmen sprengen.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

In der Regel monatliche Updates, automatische Installation in der Cloud, bei Miete kostenfrei, bei Server mit Wartungsvertrag kostenfrei.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Datenexport in CSV und Excel Format lokal. Backup für Administratoren im Dump Format von MySQL/MariaDB.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

SSL Verschlüsselung, Hosting in Deutschland, Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung, 2Faktor-Autorisierung auf  Wunsch.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Import Export klassisch mit Excel und CSV Daten sowie XML, sonst per Rest API, ODBC und über Make, Zapier in alle Welt zu allen Cloud Angeboten.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hausverwaltungs-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Buchhaltung & Finanzen?
    • Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen?
    • Automatische Verbuchung von Einnahmen & integriertes Mahnwesen?
    • Automatische Verbuchung von Ausgaben (digitale Belegerfassung)?
    • E-Rechnung bereits integriert?
    • Unterstützt Ihre Software eine Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchhaltung & Finanzen anmerken?

Alles ja, E-Rechnung wird von unserer Software INtex Auftrag geschrieben.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software auch beim CRM (Customer Relationship Management), also bei der Kundenverwaltung und der (digitalen) Kundenkommunikation?
    • Online-Portal für Eigentümer? Falls ja, welche Funktionen bietet dieses (Dokumenten-Upload, Meldungen, etc.)?
    • E-Mail Client integriert?
    • E-Post Versand integriert?
    • Können Umlaufbeschlüsse oder Online-Abstimmungen durchgeführt werden (Digitale Beschlussfassung)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?

Online Portal mit Dokumenten-Teilung, Mitteilungen, Zählerstandserfassung
kein Email, nur ausgehend. Eingangsmails können an eine bestimmte Email-adresse bei uns weitergeleitet werden und werden dann automatisch in das System übertragen. kein Epost
Integriertes Wiedervorlage-System.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten?
    • Vorschau, Indexierung, Volltextsuche…?
    • Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden (rechtssicher, eIDAS-konform?)?
    • Weiteres zum Thema und Dokumentenmanagement

Alles ja, bis auf Unterschrift digital
Darüberhinaus Integration und Anbindung an Dropbox, OneDrive und Google Drive mit Verlinkung auf Ordner und Dateien.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Objektverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)?
    • Abbildung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) mit Sonder- und Gemeinschaftseigentum?
    • Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartungsverträge, Versicherungen) auf Objektebene?
    • Weiteres zum Thema Objektverwaltung?

Alles ja
Offenes System schon beginnend der Benennung in Objekt (nicht Häuser) und Einheiten (nicht Wohnungen), damit etwa auch Gewerbeflächen oder Stellplatzanlagen darstellbar sind.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mietverwaltung?
    • Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten?
    • Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder Indexierungen?
    • Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern (z. B. über ein Mieterportal, Chat, E-Mail)?
    • Was möchten Sie sonst noch zur Mieterverwaltung anmerken?

Alles ja.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Energiemanagement?
    • Wie können Energieverbräuche (z. B. Strom, Gas, Wasser, Heizung) dokumentiert und ausgewertet werden?
    • Integration mit Smart-Meter-Systemen oder externen Messdienstleistern?
    • Unterstützt die Software Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Ausstoß, ESG-Reporting)

Zählerstandserfassung direkt oder über das Online Portal,  Import.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Welche Kennzahlen können automatisch erstellt werden (z. B. Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, etc.)?
    • Gibt es Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen?
    • Filterung von Reports (z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen)?
    • Grafische Darstellung von Kennzahlen?
    • Weiteres?

Alles ja. Alle üblichen Auswertungen in der Buchhaltung etwa von Summen&Salden, GuV, Kontenblätter, Bilanz etc. Alle Auswertungen sind filterbar und exportierbar.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Gibt es Kalender- und Erinnerungsfunktionen?
    • Können wiederkehrende Termine automatisiert werden (z. B. Wartungen, Eigentümerversammlungen)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

Terminkalender mit ics Import und Export
Wiedervorlage-System
Aufgaben können als Wiederholaufgaben angelegt werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hausverwalter-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Handwerkeraufträgen?
    • Verwaltung von Energieausweisen, Prüfpflichten oder Wartungsintervallen?
    • KI-basierte Unterstützungen?
    • Weitere Hausverwalter-spezifische Funktionen?

Energieausweise im DMS mit WV Möglichkeit oder Verlinkung im Ticket-System.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Erweiterte Reporting- und Controlling-Funktionen?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Nein. Nicht Aufgabe der HV. In der doppelten Buchführung könnte allerdings als eigene Buchhaltung auch die Firmeninterne Buchhaltung gemacht werden. In Adressen können auch die Adressen der Mitarbeiter hinterlegt werden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Alle Preise hier: https://www.hausverwaltung-pc.de/Hausverwaltung_Preise.php

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos

Alle Infos zum Support unter https://www.hausverwaltung-pc.de/service/dienstleistungen.php

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Es gibt eine kostenlose und unverbindliche 14 Tage Demo. Import ist gesperrt
Es gibt mit der mieterliste.xls eine vorbereitete Import Möglichkeit von Adressen, Objekten und Einheiten aus anderen Systemen.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Selbstverständlich hören wir auf unsere Anwender und bauen deren Wünsche nach inhaltlicher Prüfung, Machbarkeit und Aufwandsabschätzung zeitnah ein.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kundenstimmen – Hören Sie auf unsere Anwender:

„INtex gefiel mir am besten und hat den passenden Funktionsumfang“

– F.O. aus Bonn

„Die Software ist schon so in unsere Arbeitsprozesse eingebunden, dass wir uns ein arbeiten ohne sie gar nicht mehr vorstellen können.

Alles ist stringent durchdacht und minimalkomplex umgesetzt, so dass man die Featurebandbreite tatsächlich nutzen kann. Die Musterfunktion in der Buchhaltung ist zum Beispiel eine Idee, von der wir nie Gedacht hätten, dass sie so gut funktioniert. Man würde denken, es muss mit komplizierten Texterkennungen usw. gearbeitet werden um eine schnelle digitale Buchhaltung zu ermöglichen, aber nein, Sie sind an der Stelle ganz praktisch rangegangen und haben eine super Lösung gefunden.

Wir lieben, dass die Software uns nicht vorschreibt was wir tun sollen, aber gleichzeitig handhabbar bleibt.“

– L.S. aus Frankfurt

„Zunächst einmal ein Lob für das neue Update in Sachen Design und PDF Ausdrucke“

– C.R. aus Aachen

„Das Programm ist wirklich lobenswert, sehr übersichtlich, sehr einfach zu bedienen. Gerne werden wir Sie an Kollegen weiterempfehlen!“

– A.U. aus Laboe

„Kurzes Feedback zu Ihrer Cloud-Lösung: nach etwas ein Einarbeitungszeit und Trial&Error bin ich super zufrieden mit dem System“

– P.S. aus Essen

„Mir gefällt das Programm ausgesprochen gut. Je mehr ich eingebe, so mehr entdecke ich wie schön integriert die Daten sind. Die Navigation ist super flexibel und intuitiv. Well done!“

– J.M. aus Hamburg

„Zunächst ein großes Lob an die Software! Wir haben schon einige Jahre mit der Desktopversion gearbeitet und waren sehr zufrieden, aber die Onlineversion ist eine deutliche Verbesserung! Der Workflow wird dadurch deutlich vereinfacht, es läuft rund und macht einfach nur Spaß damit zu arbeiten!!!“

– A.M. aus Alsdorf

„Ich verspreche Ihnen, noch viele Jahre INTEX treu zu bleiben und wer weiß, vielleicht vergrößern wir uns ja weiter kräftig und benötigen damit weitere Lizenzen. In jedem Fall empfehlen wir euch gerne weiter.“

– H.Sch. aus Zella-Mehlis

„Danke für die schnelle Bearbeitung und die Änderung im Programm – hilft uns sehr.“

– S.W. aus Weimar

„Mein Kompliment heute gilt jedoch der umfassenden Dokumentation, den Hilfestellungen für alle Themen und dem unkomplizierten, schnellen Zugriff auf alles.

Ich merke, dass hier Profis arbeiten, die nicht nur intelligent programmieren, sondern dabei immer auch an den Anwender denken und seine Sichtweise im Auge haben.“

– J.V. aus Neu-Isenburg 

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Das behalten wir für uns 🙂

29. Schlussplädoyer: Für welche Hausverwaltungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Wir sehen unseren Schwerpunkt bei kleinen und mittelständischen Verwaltungen sowie größeren privaten Vermietern, die eine moderne, leistungsfähige Software mit ausgezeichnetem Preis-/Leistungsverhältnis auch für größere Portfolios suchen und dabei etwa auf WEG- und Sondereigentumsverwaltung angewiesen sind.