humbee als Software für eure Hausverwaltung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit humbee

Wir haben die humbee solutions GmbH über ihre Hausverwaltungssoftware humbee ausgefragt.

Die Antworten der humbee solutions GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hausverwaltungs-Software in 3 Sätzen.

Vorgangsbezogene, vollständige Abwicklungen sämtlicher Verwalterprozesse. ETV, Objektverwaltung, Anfragenbearbeitung, Schadensabwicklungen. Durch flexible Anpassungen an Ihre Bedürfnisse schafft humbee echten Mehrwert.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Das vorgangszentrierte Arbeiten sorgt dafür, dass alles zu einem Thema (Informationen, Nachrichten, Mails, Dokumente, Aufgaben) an einem Ort liegen. Sie sind vollumfänglich informiert, ohne in mehreren Softwaresystemen zu suchen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

humbee ist sehr flexibel. Optimalerweise sind Ihre Prozesse klar strukturiert und die Abläufe definiert. Wenn wir humbee gemeinsam einrichten und an Ihre Gegebenheiten und Bedürfnisse anpassen, profitieren Sie von einem relevanten Mehrwert. humbee passt sich Ihren Bedürfnissen an (und nicht umgekehrt).

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

humbee ist eine reine Cloud-Anwendung. Wir bieten keine On-Premise-Lösungen an. Ein humbee connector kann die Schnittstelle zu lokal betriebenen Systemen sein, sofern notwendig.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, humbee ist von überall auf der Welt jederzeit erreichbar. humbee ist als PWA programmiert, deswegen wird keine App benötigt. Öffnen Sie humbee einfach im Browser. Alle Funktionen stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Natürlich, jeder Anwender/in loggt sich mit eigenen Zugangsdaten ein und ist voll arbeitsfähig. Dokumente werden per Bearbeitung gesperrt, um Überschneidungen zu verhindern.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Internetverbindung und ein Browser (Chrome, Edge…), humbee läuft auf jedem Betriebssystem und auf jedem internetfähigen Gerät.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

humbee wird stetig weiterentwickelt. Neue Funktionen werden gebaut und nach umfangreichen Tests durch einen „Swap“ der Systeme unterbrechungsfrei bereitgestellt. Es gibt keine Veröffentlichungszyklen. Sollte wider Erwarten etwas passieren, kann der Swap jederzeit erneut durchgeführt werden. Es besteht kein Risiko.
Neue Funktionalitäten und Verbesserungen werden durch dieses Verfahren kosten- und unterbrechungsfrei bereitgestellt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Backups können beauftragt werden. Aktuell arbeiten wir an einem System, das Sie selbst per Knopfdruck auslösen können. Dafür benötigen Sie keinerlei technische Kenntnisse. Bei einem Backup werden sämtliche Daten in menschen- und maschinenlesbarer Form bereitgestellt. Die maschinenlesbare Form können Sie z. B. verwenden, um die Daten in einer anderen Software zu nutzen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datensicherheit spielt bei humbee eine zentrale Rolle. Daher betreiben wir humbee aktuell in der Azure Cloud von Microsoft, deren Rechenzentren im EU-Raum bleiben und der DSGVO unterliegen. Alle Netzwerkverbindungen inner- wie außerhalb der Rechenzentren erfolgen grundsätzlich verschlüsselt.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Es gibt diverse Schnittstellen, die stetig weiterentwickelt werden. Unter anderen stehen z. B. WOWI-Port, Wincasa und SAP als Schnittstellen zur Verfügung. Schnittstellen ergänzen Software und liefern so einen noch größeren Vorteil. Es können Stammdaten uni- oder bidirektional abgeglichen, Dokumente geteilt oder verteilt werden. Das ist stark abhängig vom Usecase.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hausverwaltungs-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Buchhaltung & Finanzen?
    • Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen?
    • Automatische Verbuchung von Einnahmen & integriertes Mahnwesen?
    • Automatische Verbuchung von Ausgaben (digitale Belegerfassung)?
    • E-Rechnung bereits integriert?
    • Unterstützt Ihre Software eine Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchhaltung & Finanzen anmerken?

Hausgeldabrechnungen/NK-Abrechnungen sind große Zeitfresser, da diese Dokumente manuell getrennt und den Objekten zugewiesen werden müssen. Sie können die Massen an Dokumenten aber auch an humbee senden, wir trennen automatisch und legen die Dokumente in den Vorgängen der richtigen Objekte ab. Eine Nutzung des humbee Immobilienportals ermöglicht nun die automatische Verteilung zu den Eigentümern. Allein dieser Prozess kann Stunden sparen.

E-Rechnungen können vollumfänglich empfangen und verarbeitet werden. Wir bieten dies als Eingangsrechnungsprozess an. Dazu gehören die Prüfung und Freigabe der Rechnung, die Übergabe an die Buchhaltung und selbstverständlich die rechtssichere Aufbewahrung.

Sämtliche Daten und Dokumente können auf mehreren Wegen exportiert werden. Direkt per Schnittstelle an DATEV  oder zum Steuerberater. Wir können dem Steuerberater einen eigenen Zugang gewähren, sodass dieser sich die notwendigen Unterlagen selbst herunterlädt. Die Möglichkeiten sind beinahe unbegrenzt.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software auch beim CRM (Customer Relationship Management), also bei der Kundenverwaltung und der (digitalen) Kundenkommunikation?
    • Online-Portal für Eigentümer? Falls ja, welche Funktionen bietet dieses (Dokumenten-Upload, Meldungen, etc.)?
    • E-Mail Client integriert?
    • E-Post Versand integriert?
    • Können Umlaufbeschlüsse oder Online-Abstimmungen durchgeführt werden (Digitale Beschlussfassung)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?

Eigenes Immobilienportal ist vorhanden. Upload von Dokumenten, Übersicht über Benachrichtigungen (z. B. Arbeiten am Haus) und zeitnah auch die Kommunikation, die von Eigentümern und Mietern per Chat gestartet wird.

E-Mails sind voll integriert. Sämtliche Kommunikation mit Externen wird innerhalb eines Vorgangs abgebildet. So ist jeder Beteiligte informiert und aussagefähig.

E-Post: Kann per Schnittstelle angebunden werden.

Aktuell bieten wir noch keine Online-Abstimmungen an.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten?
    • Vorschau, Indexierung, Volltextsuche…?
    • Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden (rechtssicher, eIDAS-konform?)?
    • Weiteres zum Thema und Dokumentenmanagement

humbee bietet ein vollumfängliche DMS. Dokumente können in humbee erstellt, verändert, versioniert und archiviert werden. Durch eine Auto-Versionierung haben Sie immer im Blick, wann ein Dokument durch wen verändert wurde. Jedes Dokument ist im Volltext verschlagwortet und kann durchsucht werden. Durch die Anbindung von WebSO können Unterschriften geleistet oder angefordert werden

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Objektverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)?
    • Abbildung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) mit Sonder- und Gemeinschaftseigentum?
    • Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartungsverträge, Versicherungen) auf Objektebene?
    • Weiteres zum Thema Objektverwaltung?

Objekte wie Einheiten laufen bei humbee unter dem Begriff Geschäftsobjekt. Damit können wir ein Haus oder eine Wohnung/Stellplatz mit variablen Informationen abbilden. Diese Geschäftsobjekte sind gleichzeitig die Verknüpfung zu den einzelnen Vorgängen. Sie können über das Objekt sämtliche Prozesse finden und sind so bestens informiert und strukturiert.

Die Information, ob ein Objekt, WEG / MV oder SEV ist, ist am Geschäftsobjekt hinterlegt und kann so im Prozess wieder angezeigt oder berücksichtigt werden.

Verträge sind in eigenen Vorgängen abgebildet, um z. B.: Laufzeiten, automatische Vorlagen und Kommunikation abzubilden. Natürlich liegen diese Verträge wieder Geschäftsobjekt.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mietverwaltung?
    • Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten?
    • Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder Indexierungen?
    • Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern (z. B. über ein Mieterportal, Chat, E-Mail)?
    • Was möchten Sie sonst noch zur Mieterverwaltung anmerken?

Mietvertragsverwaltung ist nur eine andere Form der Vertragsverwaltung und damit, wie in Punkt 16 beschrieben, voll abgebildet.

Je nach Customizing kann humbee natürlich Vorschläge für Mietanpassungen machen. Z. B.: Indem es Sie informiert, wann ein Vertrag angepasst werden kann.

humbee bildet die gesamte Kommunikation, sowohl intern als auch mit Externen, in den einzelnen Vorgängen ab.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Energiemanagement?
    • Wie können Energieverbräuche (z. B. Strom, Gas, Wasser, Heizung) dokumentiert und ausgewertet werden?
    • Integration mit Smart-Meter-Systemen oder externen Messdienstleistern?
    • Unterstützt die Software Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Ausstoß, ESG-Reporting)

Im Energiebereich kann humbee Sie bei den Vertragsprozessen, der Nachverfolgung und Kommunikation unterstützen.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Welche Kennzahlen können automatisch erstellt werden (z. B. Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, etc.)?
    • Gibt es Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen?
    • Filterung von Reports (z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen)?
    • Grafische Darstellung von Kennzahlen?

Jegliche Informationen, die Sie in humbee ablegen, können vom System für Auswertungen und Übersichten genutzt werden.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Gibt es Kalender- und Erinnerungsfunktionen?
    • Können wiederkehrende Termine automatisiert werden (z. B. Wartungen, Eigentümerversammlungen)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

Aufgaben und Termine können manuell und automatisch angelegt und vom System überwacht werden. humbee kann Sie proaktiv an anstehende Termine erinnern.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hausverwalter-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Handwerkeraufträgen?
    • Verwaltung von Energieausweisen, Prüfpflichten oder Wartungsintervallen?
    • KI-basierte Unterstützungen?
    • Weitere Hausverwalter-spezifische Funktionen?

Handwerkeraufträge, Schadensmeldung, grundsätzliche Kommunikation. Diese Themen bilden das Kerngeschäft von humbee. Die vorgangsbasierte Arbeitsweise hilft Ihnen dabei, jederzeit informiert zu bleiben. humbee hat eine KI integriert, die Ihnen bei der Administration hilft und in der Sie interne Dokumente freigeben können. Die interne KI kann dann auf die Dokumente zugreifen und Sie so bei Fragen unterstützen.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Erweiterte Reporting- und Controlling-Funktionen?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Sämtliche Prozesse, Personal, Fuhrpark, Rechnung etc., können mit humbee abgebildet werden. Eine offene REST API ermöglicht den Anschluss an diverse Systeme.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Es gibt drei Stufen von 49,90 bis 89,90 Euro pro Monat und Anwender/in. Dazu gibt es optional weitere Module, wie den Application-Builder oder den Eingangsrechnungs-Prozess.

Alles Weitere können wir gemeinsam besprechen, um den optimalen Umfang für Ihr Unternehmen zu erarbeiten.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos.

Wir haben eigene Supportmitarbeiter, die per Mail und per Telefon von 8 Uhr bis 18 Uhr erreichbar sind.

Weiterhin gibt es eigene Handbücher und Videoanleitungen.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Es kann ein kostenloser 30 Tage-Demoaccount eingerichtet werden. Dieser kann bei Bedarf verlängert werden.

Importe aus Vorsystemen sind aufgrund der Unterstützung durch unsere eigenen IT-Mitarbeiter überhaupt kein Thema.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Wir entwickeln humbee stetig weiter. Weiterentwicklungen werden auf einem sogenannten Staging-System entwickelt und nach erfolgreichen Tests mit dem Produktivsystem geswapped. Dadurch erhalten unsere User, regelmäßig (2- bis 3-mal pro Woche) Upgrades – völlig ohne Kosten.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Das Feedback ist großartig. Kunden sind begeistert von der Flexibilität und den beinahe unbegrenzten Möglichkeiten.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Keine Angaben.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hausverwaltungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Hausverwaltungen mit 1 bis ca. 500 Mitarbeiter sind die klassische Zielgruppe. Innovative Unternehmen. Alle, die die unbegrenzten Möglichkeiten unserer Software nutzen wollen.