Die easy-Produkte als Software für eure Hausverwaltung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit easy

Wir haben die WAREHaus GmbH über ihre Hausverwaltungsprogramme easy ausgefragt.

Die Antworten der WAREHaus GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hausverwaltungs-Software in 3 Sätzen.

Mit den „easy“-Programmen von WAREHaus erstellen Sie Nebenkosten- und Heizkostenabrechnungen schnell, transparent und ohne komplizierte Vorkenntnisse. Zusätzlich unterstützen wir private Vermieter und kleine Hausverwaltungen mit Buchhaltung, Mieterdatenverwaltung und rechtssicheren Vorlagen für den Schriftverkehr. So wird Immobilienverwaltung unkompliziert, zeitsparend und für jedermann verständlich.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Unsere Software ist speziell für private Vermieter und kleinere Hausverwaltungen entwickelt – einfach in der Bedienung, klar strukturiert und ohne überfrachtete Funktionen. Durch die modularen Programme (z. B. Nebenkosten, Heizkosten, Vermietung) kann jeder genau die Lösung wählen, die er braucht – zu einem sehr fairen Preis-Leistungs-Verhältnis.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Unsere Programme richten sich bewusst an Privatpersonen und kleinere Hausverwaltungen – für große Bestandshalter mit komplexen Strukturen sind sie weniger geeignet. Funktionen wie integrierte Cloud-Lösungen oder umfassende digitale Kommunikation mit Mietern bieten wir derzeit nicht. Wer also auf der Suche nach einer hochvernetzten Komplettlösung ist, könnte bestimmte Features vermissen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Unsere Programme sind klassische Installationssoftware für Windows-PCs. Eine reine Web-Variante gibt es aktuell nicht.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Die Programme sind auf PC/Laptop optimiert und nicht als mobile App verfügbar. Eine direkte Nutzung auf Smartphone oder Tablet ist nicht vorgesehen.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mit Nebenkosten easy professional ist die gleichzeitige Arbeit mehrerer Anwender möglich. Dabei ist eine Netzwerkinstallation notwendig, sodass die Daten zentral und synchron verfügbar sind.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Die Software läuft auf aktuellen Windows-Betriebssystemen. Benötigt wird lediglich ein handelsüblicher PC oder Laptop mit ausreichend Speicherplatz.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, die Programme funktionieren komplett offline, da sie lokal installiert werden. Alle Funktionen sind ohne Internetzugang nutzbar.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden regelmäßig (1 x jährlich) bereitgestellt, um Funktionen zu verbessern. Die Installation erfolgt manuell durch den Nutzer, ist aber unkompliziert.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Alle Daten können lokal gesichert und problemlos auf externe Datenträger kopiert werden. So können auch technisch weniger affine Nutzer mit wenigen Klicks eine Datensicherung durchführent.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Da die Software lokal auf dem PC installiert ist, verbleiben sämtliche Daten ausschließlich beim Anwender. Es erfolgt keine Übertragung an Dritte oder externe Server – ein klarer Pluspunkt in Sachen Datenschutz.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Die Programme sind bewusst schlank gehalten und verzichten auf komplexe Schnittstellen. Der Vorteil: einfache Bedienung, keine Abhängigkeit von Drittanbietern und maximale Datenhoheit.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hausverwaltungs-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Buchhaltung & Finanzen?
    • Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen?
    • Automatische Verbuchung von Einnahmen & integriertes Mahnwesen?
    • Automatische Verbuchung von Ausgaben (digitale Belegerfassung)?
    • E-Rechnung bereits integriert?
    • Unterstützt Ihre Software eine Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchhaltung & Finanzen anmerken?

Unsere Software unterstützt bei der Erstellung von Betriebs- und Heizkostenabrechnungen sowie der Verwaltung von Mieten und Kosten.

Automatische Buchungen oder ein integriertes Mahnwesen sind nicht enthalten, ebenso wenig digitale Belegerfassung oder E-Rechnung. Eine DATEV-Schnittstelle gibt es nicht, aber Daten können exportiert und manuell an Steuerberater weitergegeben werden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software auch beim CRM (Customer Relationship Management), also bei der Kundenverwaltung und der (digitalen) Kundenkommunikation?
    • Online-Portal für Eigentümer? Falls ja, welche Funktionen bietet dieses (Dokumenten-Upload, Meldungen, etc.)?
    • E-Mail Client integriert?
    • E-Post Versand integriert?
    • Können Umlaufbeschlüsse oder Online-Abstimmungen durchgeführt werden (Digitale Beschlussfassung)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?

Die Programme sind für den Offline-Einsatz konzipiert und bieten kein Online-Portal, keine E-Mail- oder Postversand-Integration und keine digitale Beschlussfassung. Die Verwaltung von Mieterdaten und Stammdaten ist aber enthalten und einfach möglich.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten?
    • Vorschau, Indexierung, Volltextsuche…?
    • Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden (rechtssicher, eIDAS-konform?)?
    • Weiteres zum Thema und Dokumentenmanagement

Ein vollwertiges digitales DMS ist nicht integriert. Dokumente lassen sich lokal speichern und verwalten, aber ohne Volltextsuche, Indexierung oder elektronische Signaturen.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Objektverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)?
    • Abbildung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) mit Sonder- und Gemeinschaftseigentum?
    • Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartungsverträge, Versicherungen) auf Objektebene?
    • Weiteres zum Thema Objektverwaltung?

Mit Hausverwaltung easy können mehrere Objekte und Einheiten verwaltet werden, einschließlich Mieter- und Wohnungsdaten. Eine spezielle Abbildung von WEG-Strukturen oder die Verwaltung von Verträgen ist nicht vorgesehen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mietverwaltung?
    • Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten?
    • Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder Indexierungen?
    • Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern (z. B. über ein Mieterportal, Chat, E-Mail)?
    • Was möchten Sie sonst noch zur Mieterverwaltung anmerken?

Mietverträge und Stammdaten können erfasst werden. Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder digitale Kommunikation mit Mietern sind nicht enthalten.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Energiemanagement?
    • Wie können Energieverbräuche (z. B. Strom, Gas, Wasser, Heizung) dokumentiert und ausgewertet werden?
    • Integration mit Smart-Meter-Systemen oder externen Messdienstleistern?
    • Unterstützt die Software Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Ausstoß, ESG-Reporting)

Mit Heizkosten easy lassen sich Energieverbräuche wie Heizung, Wasser oder Gas dokumentieren und abrechnen. Eine Anbindung an Smart-Meter-Systeme, ESG-Reporting oder Nachhaltigkeitskennzahlen ist nicht enthalten.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Welche Kennzahlen können automatisch erstellt werden (z. B. Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, etc.)?
    • Gibt es Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen?
    • Filterung von Reports (z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen)?
    • Grafische Darstellung von Kennzahlen?

Die Software erstellt klare und transparente Abrechnungen sowie Übersichten zu Einnahmen und Kosten. Erweiterte Auswertungen, grafische Dashboards oder frei filterbare Reports sind nicht vorgesehen.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Gibt es Kalender- und Erinnerungsfunktionen?
    • Können wiederkehrende Termine automatisiert werden (z. B. Wartungen, Eigentümerversammlungen)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

Es gibt keine integrierte Kalender- oder Erinnerungsfunktionen. Termine und Fristen müssen außerhalb der Software verwaltet werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hausverwalter-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Handwerkeraufträgen?
    • Verwaltung von Energieausweisen, Prüfpflichten oder Wartungsintervallen?
    • KI-basierte Unterstützungen?
    • Weitere Hausverwalter-spezifische Funktionen?

Handwerkeraufträge, Energieausweise oder Prüfpflichten werden nicht abgebildet. KI-Unterstützungen gibt es nicht. Fokus liegt klar auf der einfachen Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Erweiterte Reporting- und Controlling-Funktionen?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Mitarbeiter-Management, Zeiterfassung oder Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung sind nicht enthalten. Ebenso gibt es keine erweiterten Controlling-Funktionen.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Programme werden als Einmallizenz verkauft, nicht im Abo-Modell. Es gibt unterschiedliche Varianten (z. B. Nebenkosten easy, Heizkosten easy, Hausverwaltung easy, Professional-Version). Zusatznutzer in der Professional-Variante können Mehrkosten verursachen. Vertragslaufzeiten gibt es nicht.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos

Unterstützung erfolgt bei Abschluss eines Service-Vertrags per Telefon und E-Mail durch unser Inhouse-Team. Wartezeiten sind in der Regel kurz. Zusätzlich gibt es leicht verständliche Anleitungen.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Eine kostenlose Testversion steht für 30 Tage zur Verfügung. Datenübernahmen aus anderen Programmen sind nicht vorgesehen. Ein individueller Wechselservice wird nicht angeboten.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Regelmäßig werden Service-Updates veröffentlicht – Kundenfeedback wird aufgenommen und fließt – soweit mit der Ausrichtung kompatibel – in die Entwicklung ein.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Nutzer schätzen vor allem die einfache Bedienung, die Zeitersparnis und die klare Struktur der Abrechnungen. Besonders positiv wird hervorgehoben, dass auch Laien schnell zu professionellen Ergebnissen kommen. Gewünscht werden teilweise mehr Automatisierung und Schnittstellen.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

WAREHaus ist seit Jahren etabliert im Bereich Nebenkosten- und Hausverwaltungssoftware für private Vermieter. Exakte Nutzerzahlen oder Marktanteile veröffentlichen wir nicht, aber die Programme gehören in Deutschland zu den meistgenutzten Lösungen im Privatvermieter-Segment.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hausverwaltungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Unsere Software eignet sich besonders gut für private Vermieter und kleinere Hausverwaltungen, die Wert auf einfache Bedienung, klare Abrechnungen und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis legen. Für große, hochdigitalisierte Verwalter mit komplexen Prozessen ist sie hingegen weniger geeignet.