VS3 als Software für eure Hausverwaltung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit VS3

Wir haben die Hausbank München eG Bank für Haus- und Grundbesitz über ihre Hausverwaltungssoftware VS3 ausgefragt.

Die Antworten der Hausbank München eG Bank für Haus- und Grundbesitz sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hausverwaltungs-Software in 3 Sätzen.

Unsere Hausverwaltungs-Software bietet die perfekte Verbindung zwischen Bank und Verwaltungssoftware. Durch die einzigartige, komplett integrierte Bankanbindung automatisieren Sie Ihre täglichen Buchhaltungsaufgaben nahezu vollständig. Höchste Sicherheitsstandards werden durch das bankzertifizierte Rechenzentrum garantiert.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• • • Komplett integrierte Bankanbindung – keine Schnittstellen notwendig, aber selbstverständlich möglich.
    • Vollautomatischer Zahlungsverkehr ohne manuelle Tätigkeiten bei Sollstellungen oder Zahlungsflüssen.
    • Rechtskonforme Abrechnungen nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben.
    • Sicherung der Daten im Rechenzentrum der Bank (höchster Sicherheitsstandard).
    • Import von Stammdaten und Umsätzen möglich.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Aktuell sind ERP und CRM noch getrennt, jedoch ohne doppelte Datenpflege. Ein erweitertes Vorgangsmanagement und eine ausgereiftere Textverarbeitung sind derzeit in Entwicklung und bis Ende 2026 verfügbar. Zudem ist SEV in WEG aktuell nicht integriert – jedoch getrennt abbildbar.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Derzeit noch teilweise (ERP) über eine Citrix-Umgebung, ab 2026 als vollumfängliche Web-Anwendung (Imveon ERP).

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

• • • Tablet: ja
    • Smartphone: nein

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, unbegrenzt viele Nutzer und Geräte gleichzeitig.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Windows 10, 11 und Windows Server; Mac OS (Catalina bis Ventura); Browser: Firefox, Edge, Chrome, Safari. Details auf Anfrage.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Regelmäßig und automatisch durch Hausbank München eG. Wartungsfenster werden transparent im System kommuniziert.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Automatisches Gesamtdaten-Backup durch die Hausbank. Kein manuelles Eingreifen nötig.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Alle Daten werden im bankeigenen Rechenzentrum gespeichert und sind nach höchsten Standards geschützt.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Eigenes CRM (Imveon), DATEV, Casavi, Facillioo, OfficeWare, Vulcavo. Eine offene API ist für 2026 geplant.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hausverwaltungs-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Buchhaltung & Finanzen?
    • Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen?
      • • Ja
    • Automatische Verbuchung von Einnahmen & integriertes Mahnwesen?
      • • Ja
    • Automatische Verbuchung von Ausgaben (digitale Belegerfassung)?
      • • Ja
    • E-Rechnung bereits integriert?
      • • Ja (inkl. Scan2Bank).
    • Unterstützt Ihre Software eine Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
      • • Ja
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchhaltung & Finanzen anmerken?
      • • Schnittstelle zu Heizkostenunternehmen für die direkte Datenübernahme
        • Vollautomatisierte laufende Buchhaltung nach einmaliger Einrichtung

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software auch beim CRM (Customer Relationship Management), also bei der Kundenverwaltung und der (digitalen) Kundenkommunikation?
    • Online-Portal für Eigentümer? Falls ja, welche Funktionen bietet dieses (Dokumenten-Upload, Meldungen, etc.)?
      • • Online-Portal für Eigentümer und Mieter mit Dokumenten, Meldungen und Abrechnungen.
    • E-Mail Client integriert?
      • • (aktuell eingeschränkt / nur IMAP und SMTP / OAuth2-Konten ab Anfang 2026)
    • E-Post Versand integriert?
      • • Nein
    • Können Umlaufbeschlüsse oder Online-Abstimmungen durchgeführt werden (Digitale Beschlussfassung)?
      • • über Partner Vulcavo
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?
      • • Bis Ende 2026 Erweiterung des CRM mit vollständiger Mailintegration und Vorgangsmanagement

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten?
      • • Digitales DMS mit Vorschau, Indexierung, Volltextsuche
    • Vorschau, Indexierung, Volltextsuche…?
      • • Serienbriefe, Textverarbeitung und unbegrenzter Speicherplatz im Bankserver. Revisionssichere Ablage
    • Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden (rechtssicher, eIDAS-konform?)?
      • • derzeit nein

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Objektverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)?
      • • Verwaltung beliebig vieler Objekte und Einheiten
    • Abbildung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) mit Sonder- und Gemeinschaftseigentum?
      • • ja (SEV in WEG aktuell nicht).
    • Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartungsverträge, Versicherungen) auf Objektebene?
      • • Nein

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mietverwaltung?
    • Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten?
      • • derzeit nein.
    • Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder Indexierungen?
      • • ja, Index- und Staffelmieten darstellbar.
    • Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern (z. B. über ein Mieterportal, Chat, E-Mail)?
      • • Kommunikation über das Kundenportal (auch für Mieter).

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Energiemanagement?
    • Wie können Energieverbräuche (z. B. Strom, Gas, Wasser, Heizung) dokumentiert und ausgewertet werden?
      • • Schnittstelle zu externen Messdienstleistern integriert.
    • Integration mit Smart-Meter-Systemen oder externen Messdienstleistern?
      • • derzeit nein
    • Unterstützt die Software Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Ausstoß, ESG-Reporting)
      • • Nein

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Welche Kennzahlen können automatisch erstellt werden (z. B. Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, etc.)?
      • • Kennzahlen wie Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände etc.
    • Gibt es Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen?
      • • Saldenlisten.
    • Filterung von Reports (z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen)?
      • • Filterung nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen.
    • Grafische Darstellung von Kennzahlen?
      • • derzeit nein

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Gibt es Kalender- und Erinnerungsfunktionen?
      • • derzeit nein
    • Können wiederkehrende Termine automatisiert werden (z. B. Wartungen, Eigentümerversammlungen)?
      • • derzeit nein

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hausverwalter-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Handwerkeraufträgen?
      • • derzeit nein
    • Verwaltung von Energieausweisen, Prüfpflichten oder Wartungsintervallen?
      • • nein
    • KI-basierte Unterstützungen?
      • • in Entwicklung

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
      • • nein
    • Erweiterte Reporting- und Controlling-Funktionen?
      • • nein

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Preismodell:

Individuelles Mietpreis-Modell auf Anfrage. Basis: Anzahl der Einheiten im System.
Einheiten und Nutzer skalierbar. Kündigungsfrist: 6 Wochen zum Quartalsende.
Keine Mindestvertragslaufzeit.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
      • • Telefon, E-Mail, Fernwartung.
    • Inhouse oder externer Support?
      • • Inhouse-Support, keine externe Auslagerung. Persönliche Ansprechpartner. Support im Mietpreis enthalten.
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos.
      • • Umfangreiche Hilfestellungen im System (Leitfäden, Videos, Anleitungen).

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
      • • Keine kostenlose Testversion, stattdessen persönliche Präsentation.
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
      • • Importfunktionen für Stammdaten und Umsätze
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • Wechselservice inkl. obligatorischem Onboarding (vor Ort oder online).

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
      • • Laufende Weiterentwicklung mit regelmäßigen Updates.
        • ERP als reine Web-Version bis August 2026.
        • Erweiterung CRM inkl. Mailintegration & Vorgangsmanagement bis Ende 2026.
        • Offene API für 2026 geplant.
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?
      • • Nutzerfeedback wird über Expertenkreise aktiv in die Produktentwicklung integriert.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Kunden schätzen die verständliche und einfach zu bedienende Software sowie die perfekte Vernetzung von Bank und Buchhaltung. Besonders hervorgehoben werden die hohe Automatisierung, die den Alltag spürbar erleichtert, sowie die persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Unsere Software verwaltet derzeit ca. 600.000 Einheiten im System. Damit gehören wir zu den etablierten Lösungen am Markt.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hausverwaltungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Unsere Lösung eignet sich besonders für WEG-Verwalter mit Beständen ab ca. 300 Einheiten. Diese profitieren von der hohen Automatisierung und der daraus resultierenden Entlastung in der Buchhaltung. Kleinere Verwaltungen sprechen wir bewusst nicht an, da unser System auf größere Bestände optimiert ist.

Wir entwickeln unsere Software konsequent weiter, um Verwaltern auch zukünftig die modernste und sicherste Plattform für ihre Arbeit zu bieten.