immocloud als Software für eure Hausverwaltung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit immocloud

Wir haben die immocloud GmbH über ihre Hausverwaltungssoftware immocloud ausgefragt.

Die Antworten von der immocloud GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hausverwaltungs-Software in 3 Sätzen.

immocloud ist eine Cloud-basierte Hausverwaltungssoftware, mit der bereits über 18.000 Vermieter und Hausverwaltungen ihre Immobilien einfach, sicher und vollständig digital verwalten. Die Software bietet smarte Prozesse und umfassende Automatisierungen, die im Alltag echte Zeitersparnis und mehr Überblick schaffen. Wer immocloud testen möchte, kann das 45 Tage lang kostenlos und unverbindlich tun – ohne Angabe von Zahlungsdaten.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Ein zentraler Vorteil von immocloud ist die besonders einfache und intuitive Bedienung: Nutzer berichten regelmäßig, dass keine lange Einarbeitungszeit erforderlich ist. Gleichzeitig passt sich die Software flexibel an sehr unterschiedliche Anforderungen an – ob kleines privates Portfolio oder umfangreicher Bestand für mehrere Eigentümer.

Hinzu kommt eine transparente Preisstruktur: Jeder Kunde weiß von Anfang an, was im jeweiligen Tarif enthalten ist und welche Kosten auf ihn zukommen. Lediglich der Briefversand über die Deutsche Post sowie die Erstellung rechtssicherer Mietverträge über Haus & Grund sind kostenpflichtig – diese Gebühren sind jedoch jederzeit klar ausgewiesen.

Auch der Support überzeugt: Bereits während der kostenlosen Testphase steht ein geschultes Team per E-Mail, Chat und Telefon zur Verfügung. Für eine tiefere Einarbeitung bietet immocloud individuelle Schulungstermine an, auf Wunsch auch vor Ort. Seit der Gründung im Jahr 2019 entwickelt sich die Software kontinuierlich weiter – in enger Abstimmung mit den Kunden, sodass neue Funktionen stets nah an echten Bedürfnissen gebaut sind.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

immocloud konzentriert sich konsequent auf die Mietverwaltung und die Optimierung der damit verbundenen Alltagsprozesse. Eine vollintegrierte WEG-Verwaltung ist aktuell noch nicht im Funktionsumfang enthalten. Wer primär Wohnungseigentümergemeinschaften verwaltet, sollte dies bei der Produktauswahl berücksichtigen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

immocloud ist eine reine Cloud-Software und damit als Web-Anwendung konzipiert. Es ist keine Installation erforderlich – die Software läuft vollständig im Browser.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Für iOS und Android steht eine eigene App zur Verfügung, die die wichtigsten Kernfunktionen der Web-Anwendung abdeckt. Komplexere Aufgaben wie die Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind in der App nicht enthalten – sie ist vielmehr als Brücke zwischen der Software und dem realen Vermietungsalltag gedacht.

Zu den besonders nützlichen App-Funktionen gehören das digitale Wohnungsübergabeprotokoll inklusive Fotos und Unterschrift sowie das Einscannen von Rechnungen per Kamera mit anschließender KI-gestützter Verbuchung. Die Web-Anwendung selbst ist responsiv aufgebaut; für die volle Funktionalität empfiehlt immocloud jedoch die Desktop-Nutzung.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, immocloud unterstützt die gleichzeitige Arbeit mehrerer Nutzer. Die Mehrbenutzerfähigkeit steht ab dem Tarif „Investor“ zur Verfügung. Weitere Nutzer können unkompliziert in den Account eingeladen werden.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Da immocloud vollständig im Browser läuft, sind die Anforderungen minimal: Eine stabile Internetverbindung und ein aktueller Webbrowser genügen. Weder ein bestimmtes Betriebssystem noch spezielle Hardware ist notwendig.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

In der mobilen App können alle hinterlegten Stammdaten auch ohne Internetverbindung eingesehen werden. Bearbeitungen sind im Offline-Modus nicht möglich.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

immocloud wird wöchentlich aktualisiert. Kleinere Anpassungen werden automatisch bereitgestellt und der Nutzer wird informiert, die neue Version zu laden. Größere Releases mit neuen Funktionen werden vorab per Newsletter und Demo-Video angekündigt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Alle Daten werden in Echtzeit gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Zusätzlich können sämtliche Daten jederzeit in einem strukturierten Format exportiert werden – ohne Einschränkungen und auch für technisch weniger versierte Nutzer unkompliziert handhabbar.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

immocloud ist vollständig DSGVO-konform und nutzt ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren mit ausschließlichem Standort in Deutschland. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen; ein Zugriff Dritter auf das System ist technisch ausgeschlossen. Weitere Details zur Sicherheitsarchitektur sind unter www.immocloud.de/sicherheit/ einsehbar.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

• DATEV-Export mit Belegbildern – für eine reibungslose Kommunikation mit dem Steuerberater
• E-Post der Deutschen Post – Briefe digital versenden, ohne den Weg zum Briefkasten
• SMS-Versand direkt aus der Web-Anwendung – für schnelle Mieter-Kommunikation
• WhatsApp-Versand über die mobile App – noch direktere Erreichbarkeit
• ImmoScout24-Schnittstelle – Exposés einfach bei der Neuvermietung schalten

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hausverwaltungs-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Buchhaltung & Finanzen?
    • Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen?
    • Automatische Verbuchung von Einnahmen & integriertes Mahnwesen?
    • Automatische Verbuchung von Ausgaben (digitale Belegerfassung)?
    • E-Rechnung bereits integriert?
    • Unterstützt Ihre Software eine Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchhaltung & Finanzen anmerken?

• Erstellung versandfertiger Betriebskostenabrechnungen
• Automatische Verbuchung von Mieteinnahmen mit integriertem Mahnwesen
• KI-gestützte Belegerfassung und automatische Verbuchung von Ausgaben
• DATEV-Export mit Belegbildern für den Steuerberater
• Individuelle Buchungskonten oder Vorbelegung nach SKR03/SKR04
• Exporte für das Finanzamt (Anlage V, EÜR)
• Mietberichte, Objektaufstellungen und Saldenlisten
• Sichere Bankverbindung mit automatischem Abruf aller Kontoumsätze

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software auch beim CRM (Customer Relationship Management), also bei der Kundenverwaltung und der (digitalen) Kundenkommunikation?
    • Online-Portal für Eigentümer? Falls ja, welche Funktionen bietet dieses (Dokumenten-Upload, Meldungen, etc.)?
    • E-Mail Client integriert?
    • E-Post Versand integriert?
    • Können Umlaufbeschlüsse oder Online-Abstimmungen durchgeführt werden (Digitale Beschlussfassung)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?

• Ein Online-Mieterportal zum Teilen von Dokumenten, Nachrichten und Kontakten
• Ankündigungen an die gesamte Mietergemeinschaft
• Eine eigene immocloud-E-Mail-Adresse als zentraler Posteingang
• Integrierten E-Post-Versand mit Sendungsstatus
• Zentrale Kontaktverwaltung für Mieter und Dienstleister – auch in der mobilen App
• Individuelle Textvorlagen und eigenes Briefpapier pro Eigentümer

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten?
    • Vorschau, Indexierung, Volltextsuche…?
    • Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden (rechtssicher, eIDAS-konform?)?
    • Weiteres zum Thema und Dokumentenmanagement

• Unbegrenzter Speicherplatz für alle relevanten Dokumente
• Smarte Suchfunktion mit Dokumentenvorschau
• Automatische Ordnerstruktur und Ablage, z. B. beim Buchen von Ausgaben
• Digitale Signatur für rechtssichere Mietverträge (über Haus & Grund)

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Objektverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)?
    • Abbildung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) mit Sonder- und Gemeinschaftseigentum?
    • Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartungsverträge, Versicherungen) auf Objektebene?
    • Weiteres zum Thema Objektverwaltung?

immocloud ermöglicht die Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten unterschiedlicher Art – Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Stellplätze. Relevante Dokumente, Finanzierungsdetails und Fotos können pro Objekt hinterlegt werden. Auch die Verwaltung im Auftrag verschiedener Eigentümer ist ohne weiteres abbildbar.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mietverwaltung?
    • Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten?
    • Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder Indexierungen?
    • Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern (z. B. über ein Mieterportal, Chat, E-Mail)?
    • Was möchten Sie sonst noch zur Mieterverwaltung anmerken?

• Abbildung aller Mietverträge inklusive Laufzeiten und flexibler Mietanpassungen (auch Index- und Staffelmieten)
• Einfaches Kautionshandling
• Digitales Übergabeprotokoll über die mobile App
• Digitale Mietverträge mit Online-Signatur (einfach oder qualifiziert)
• Flexible Vertragsgestaltung, auch für die WEG-Vermietung

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Energiemanagement?
    • Wie können Energieverbräuche (z. B. Strom, Gas, Wasser, Heizung) dokumentiert und ausgewertet werden?
    • Integration mit Smart-Meter-Systemen oder externen Messdienstleistern?
    • Unterstützt die Software Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Ausstoß, ESG-Reporting)
    • Weitere Funktionen im Bereich Energiemanagement?

Ein umfangreiches Zählermanagement mit Haupt- und Nebenzählern ermöglicht die lückenlose Dokumentation von Energieverbräuchen (Strom, Gas, Wasser, Heizung). Die erfassten Werte werden direkt in die Nebenkostenabrechnung übernommen. Energieausweise können ebenfalls zentral im System hinterlegt werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Welche Kennzahlen können automatisch erstellt werden (z. B. Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, etc.)?
    • Gibt es Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen?
    • Filterung von Reports (z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen)?
    • Grafische Darstellung von Kennzahlen?
    • Weiteres?

• Leerstände, Mieteinnahmen und Zahlungsrückstände
• Kosten nach Kategorien, Objekten, Eigentümern und Zeiträumen
• Auswertungen zu offenen Posten und Zahlungseingängen
• Cashflow-Übersicht nach Monaten auf dem Dashboard
• Monatlicher automatischer Mietbericht per E-Mail
• Integriertes Berichtecenter mit Miet- und Objektberichten sowie Download aller gebuchten Kosten

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Gibt es Kalender- und Erinnerungsfunktionen?
    • Können wiederkehrende Termine automatisiert werden (z. B. Wartungen, Eigentümerversammlungen)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

Ein umfangreiches Aufgabenmanagement mit Fristensetzung und automatischen E-Mail-Erinnerungen sorgt dafür, dass keine wichtigen Termine vergessen werden. Wiederkehrende Vorgänge lassen sich als individuelle Templates anlegen.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hausverwalter-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Handwerkeraufträgen?
    • Verwaltung von Energieausweisen, Prüfpflichten oder Wartungsintervallen?
    • KI-basierte Unterstützungen?
    • Weitere Hausverwalter-spezifische Funktionen?

• Erstellung von Vorgängen mit spezifischen Aufgaben und Zuweisung innerhalb des Teams
• Einladen von Nutzern mit individuell konfigurierbaren Rechten und Rollen
• Verwaltung für unterschiedliche Eigentümer auf Objekt- oder Einheitenebene
• Individuelles Briefpapier für jeden Eigentümer
• Integrierte Vorgangssammlungen für komplexere Prozesse wie Modernisierungsankündigungen

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

• Starter – bis 5 Einheiten: 9,99 € netto/Monat
• Manager – bis 15 Einheiten: 15,99 € netto/Monat
• Manager Pro – bis 30 Einheiten: 25,99 € netto/Monat
• Investor – bis 50 Einheiten: 39,99 € netto/Monat (inkl. Mehrbenutzerfähigkeit)
• Tycoon – ab 51 Einheiten: Angebot auf Anfrage, unbegrenzte Einheiten möglich
• Die Abrechnung erfolgt jährlich oder vierteljährlich
• Keine versteckten Kosten und keine Mehrkosten für zusätzliche Nutzer unterhalb des Investor-Tarifs
• Kündigungsfrist 2 Wochen zum Vertragsende
• Längere Laufzeiten (2, 3 oder 5 Jahre) auf Wunsch buchbar
• Alle Tarife beinhalten den Support
• 45 Tage kostenlose Testphase – ohne Angabe von Zahlungsdaten

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

• Telefon, E-Mail, Chat und WhatsApp
• Support-Zugriff nach Freigabe für direkte Hilfe im System
• Inhouse-Support (kein externer Dienstleister)
• Antworten in der Regel noch am selben Tag
• Mo. bis Fr. von 09:00 bis 17:00 Uhr erreichbar
• Ausführliche FAQs und eine umfangreiche YouTube-Erklärvideosammlung
• Kostenloses Online-Einführungswebinar
• Individuelle Schulungen (gegen Aufpreis möglich)

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

• 45-tägige Testphase ohne Zahlungspflicht
• Strukturierte Importvorlage für den schnellen Datentransfer
• Individueller Importservice zubuchbar – Kosten richten sich nach Aufwand und vorhandener Datenlage

25. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

• Wöchentliche Updates und regelmäßige größere Releases
• Öffentliche Produkt-Roadmap für Transparenz über die geplante Weiterentwicklung
• Nutzer-Community „Immovators“ für direktes Produktfeedback
• Regelmäßige Kunden- und Zufriedenheitsumfragen
• Weiterentwicklung nah an den realen Bedürfnissen der Anwender

Abschluss-Fragen:

26. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Die Kundenstimmen zu immocloud sind durchweg positiv: Auf Google erreicht die Software eine Bewertung von 4,6 Sternen. Besonders häufig gelobt werden die einfache Bedienung und die spürbare Zeitersparnis im Alltag. Eine umfangreiche Sammlung an Kundenstimmen ist unter www.immocloud.de/erfahrungen/ einsehbar – ergänzt durch Videointerviews mit konkreten Anwender-Erfolgsgeschichten unter www.immocloud.de/user-stories/.

27. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

• immocloud zählt zu den führenden Hausverwaltungssoftwares auf dem deutschen Markt
• Über 18.000 Kunden und mehr als 450.000 verwaltete Einheiten
• Trusted.de zeichnet immocloud als Testsieger im Bereich Hausverwaltungssoftware aus
• Empfehlung im Ratgeberbuch „Dein erster Deal“ des Immobilien-Investors Tomek Piotrowski

28. Schlussplädoyer: Für welche Hausverwaltungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

immocloud ist für private Vermieter und professionelle Hausverwaltungen gleichermaßen geeignet, unabhängig von der Portfoliogröße. Die Software ist modular aufgebaut und wächst mit dem Bestand mit – ob eine Einheit oder mehrere Hundert. Wer langfristig auf eine sichere, intuitive und kontinuierlich weiterentwickelte Lösung setzen möchte, ist mit immocloud gut beraten.

Wer hingegen primär Wohnungseigentümergemeinschaften verwaltet und eine vollintegrierte WEG-Verwaltung benötigt, sollte diesen Aspekt bei der Entscheidung berücksichtigen – dieser Funktionsbereich ist bei immocloud aktuell noch nicht vollumfänglich abgedeckt.