immocloud als Software für eure Hausverwaltung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit immocloud

Wir haben die immocloud GmbH über ihre Hausverwaltungssoftware immocloud ausgefragt.

Die Antworten von der immocloud GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hausverwaltungs-Software in 3 Sätzen.

Mit immocloud verwalten 18.000 Vermieter und Hausverwaltungen ihre Immobilien einfach, sicher und digital. Die Cloud-Software sorgt für echte Zeitersparnis und mehr Überblick durch smarte Prozesse und umfangreiche Automatisierung. Die Testphase ist für 45 Tage kostenlos – unverbindlich und ohne Angabe von Zahlungsdaten.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

immocloud überzeugt durch eine einfache & intuitive Bedienung. Nutzer berichten, dass keine lange Einarbeitungszeit nötig ist. Unabhängig, ob ein kleiner privater Bestand, oder ein großes Portfolio für unterschiedliche Eigentümer verwaltet wird, die Software passt sich den individuellen Bedürfnissen an. Durch die transparente Preisstruktur weiß jeder Kunde sofort, was in seinem Tarif enthalten ist und welche Kosten eingeplant werden können. Lediglich der Versand von Briefen und das Erstellen von rechtssicheren Mietverträgen über Haus & Grund sind mit zusätzlichen gebühren verbunden, welche jederzeit ersichtlich sind.

immocloud bietet ebenfalls während der Testphase einen kostenfreien Support per E-Mail, Chat oder Telefon. So stehen die geschulten Mitarbeiter auch in der Einarbeitungsphase zur Verfügung. Für tiefergreifende Schulungen bietet das Unternehmen individuelle Termine (auch vor Ort) nach Absprache an.

Seit 2019 entwickelt sich immocloud kontinuierlich weiter. Durch den kontinuierlichen Kundenaustausch findet die Weiterentwicklung der Software eng mit den Kunden statt. Neue Funktionen sind immer nah an den Problemen und Wünschen der Kunden gebaut, damit die Software im Alltag spürbare Zeitersparnis und echten Mehrwert bietet.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

immocloud bietet aktuell keine vollintegrierte WEG-Verwaltung ab. Der Fokus liegt auf der Mietverwaltung und der Vereinfachung der Prozesse für den Vermieter in seinem Arbeitsalltag.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Web-Anwendung -> Cloud Software

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Es gibt eine gesonderte App für iOS & Android. Diese bietet die Hauptfunktionen der Webanwendung. Aufgaben, wie das Erstellen der Nebenkostenabrechnung, sind allerdings nicht enthalten. Dafür stellt die App die Brücke zwischen Software und realer Vermietung. Das Erstellen eines vollständigen Wohnungsübergabeprotokolls mit Fotos & Unterschrift oder die Möglichkeit Rechnungen per Kamera einzuscannen und mittels KI zu buchen sind verfügbar.

Die normale Web-Anwendung von immocloud ist responsiv aufgebaut. Die Nutzung auf dem Desktop wird aber empfohlen.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, es können mehrere Nutzer gleichzeitig Arbeiten. Ab dem Account Investor steht die Mehrbenutzerfähigkeit zur Verfügung. Andere Nutzer können dann in den immocloud Account eingeladen werden.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Eine Internetverbindung und Browser werden für die Nutzung benötigt.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Einsicht in alle Stammdaten funktioniert in der mobilen App auch offline. Bearbeitungen sind nicht möglich.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Es werden wöchentlich neue Updates eingespielt. Kleine Anpassungen werden automatisch zur Verfügung gestellt, der Nutzer wird darüber informiert die neue Version zu laden. Größere Releases neuer Funktionen werden per Newsletter und DEMO Video separat angekündigt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Alle Daten werden in Echtzeit gespeichert und sind jederzeit verfügbar. Der Export aller Daten in einem strukturierten Format ist uneingeschränkt möglich.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

immocloud ist DSGVO-konform mit ISO 27001‑zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen. Ein Zugriff Dritter auf das System und die Daten ist nicht möglich. Die Sicherheit der eigenen und der Mieterdaten haben für immocloud höchste Priorität. Weitere Infos unter: https://www.immocloud.de/sicherheit/

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

• Vollständiger DATEV-Export mit Belegbildern für schnelle Kommunikation mit dem Steuerberater
• Anbindung an die E-Post der Deutschen Post – spart den Weg zum Briefkasten
• SMS Versand über die Web-Anwendung – schnellere Kommunikation mit Mietern
• WhatsApp Versand an Kontakte über die mobile App – schnellere Kommunikation mit Mietern
• Schnittstelle zu ImmoScout24 für die Exposè Schaltung bei der Neuvermietung

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hausverwaltungs-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Buchhaltung & Finanzen?
    • Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen?
    • Automatische Verbuchung von Einnahmen & integriertes Mahnwesen?
    • Automatische Verbuchung von Ausgaben (digitale Belegerfassung)?
    • E-Rechnung bereits integriert?
    • Unterstützt Ihre Software eine Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchhaltung & Finanzen anmerken?

• Erstellung von versandfertigen Betriebskosten
• Automatische Verbuchung von Mieteinnahmen und integriertes Mahnwesen
• Automatische Verbuchung von Ausgaben mit digitaler Belegerfassung per KI
• DATEV-Export mit Belegbildern für den Steuerberater
• Individuelle Vergabe von Buchungskonten oder Vorbelegung nach SKR03 / SKR04
• Exporte für das Finanzamt, Anlage V & EÜR
• Mietberichte, Objektaufstellungen oder Saldenlisten
• Sichere Verknüpfung des Bankkontos und Abruf aller Umsätze

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software auch beim CRM (Customer Relationship Management), also bei der Kundenverwaltung und der (digitalen) Kundenkommunikation?
    • Online-Portal für Eigentümer? Falls ja, welche Funktionen bietet dieses (Dokumenten-Upload, Meldungen, etc.)?
    • E-Mail Client integriert?
    • E-Post Versand integriert?
    • Können Umlaufbeschlüsse oder Online-Abstimmungen durchgeführt werden (Digitale Beschlussfassung)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?

• Online-Portal für Mieter
  • Dokumente teilen
  • Nachrichten schreiben
  • Kontakte teilen
  • Ankündigungen an die Gemeinschaft versenden
• Eigene immocloud E-Mail-Adresse für den zentralen Nachrichteneingang
• Integrierter E-Post Versand mit Sendungsstatus
• Zentrale Verwaltung aller Kontakte (Mieter & Dienstleister), auch in der mobilen App
• Anlage von individuellen Textvorlagen
• Eigenes Briefpapier für unterschiedliche Eigentümer hinterlegen

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten?
    • Vorschau, Indexierung, Volltextsuche…?
    • Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden (rechtssicher, eIDAS-konform?)?
    • Weiteres zum Thema und Dokumentenmanagement

• Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung aller relevanten Dokumente
• Unbegrenzter Speicherplatz
• Smarte Suchfunktion und Vorschau
• Digitale Signatur für rechtssichere Mietverträge von Haus & Grund
• Automatische Ordnerstruktur und Ablage von Dokumenten, beispielsweise beim Buchen von Ausgaben

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Objektverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)?
    • Abbildung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) mit Sonder- und Gemeinschaftseigentum?
    • Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartungsverträge, Versicherungen) auf Objektebene?
    • Weiteres zum Thema Objektverwaltung?

• Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)
• Upload alle relevanten Dokumente für die Objekte
• Hinterlegen von Finanzierungsdetails und Fotos
• Verwaltung für unterschiedliche Eigentümer

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mietverwaltung?
    • Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten?
    • Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder Indexierungen?
    • Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern (z. B. über ein Mieterportal, Chat, E-Mail)?
    • Was möchten Sie sonst noch zur Mieterverwaltung anmerken?

• Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten
• Flexible Mietanpassungen, auch für Index oder Staffelmieten
• Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern -> Ja, steht bei Kommunikation
• Einfaches Kautionshandling
• Digitales Übergabeprotokoll in der mobilen App
• Digitaler Mietvertrag mit online Signatur als einfache oder sogar qualifizierte digitale Signatur
• Flexible Vertragsgestaltung, auch für die WEG-Vermietung

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Energiemanagement?
    • Wie können Energieverbräuche (z. B. Strom, Gas, Wasser, Heizung) dokumentiert und ausgewertet werden?
    • Integration mit Smart-Meter-Systemen oder externen Messdienstleistern?
    • Unterstützt die Software Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Ausstoß, ESG-Reporting)
    • Weitere Funktionen im Bereich Energiemanagement?

• Umfangreiches Zählermanagement mit Haupt- und Nebenzählern und direkter Übernahme in die Nebenkostenabrechnung
• Speicherung und Ablage des Energieausweises

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Welche Kennzahlen können automatisch erstellt werden (z. B. Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, etc.)?
    • Gibt es Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen?
    • Filterung von Reports (z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen)?
    • Grafische Darstellung von Kennzahlen?
    • Weiteres?

• Leerstände, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, Kosten für bestimmte Kostenkategorien (z.B. Abwasser oder Gartenpflege)
• Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen in der Finanz- und Mietübersicht
• Filterung von Reports z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen
• Cashflow Übersicht auf dem Dashboard nach Monaten
• Integriertes Berichtecenter mit Miet- & Objektberichten
• Download aller gebuchten Kosten mit Kostenart, Buchungskonten und Zeiträumen
• Monatlicher, automatischer Mietbericht per E-Mail

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Gibt es Kalender- und Erinnerungsfunktionen?
    • Können wiederkehrende Termine automatisiert werden (z. B. Wartungen, Eigentümerversammlungen)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

• Umfangreiches Aufgabenmanagement mit Fristensetzung und Erinnerung per E-Mail
• Anlage von individuellen Templates für wiederkehrende Vorgänge

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hausverwalter-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Handwerkeraufträgen?
    • Verwaltung von Energieausweisen, Prüfpflichten oder Wartungsintervallen?
    • KI-basierte Unterstützungen?
    • Weitere Hausverwalter-spezifische Funktionen?

• Erstellung von Vorgängen mit spezifischen Aufgaben und Zuweisung innerhalb des Teams
• Einladen unterschiedlicher Benutzer mit individuellen Rechten & Rollen
• Verwaltung für unterschiedliche Eigentümer auf Objekt oder Einheitenebene
• Individuelles Briefpapier für jeden Eigentümer
• Integrierte Vorgangssammlung für umfangreiche Prozesse wie eine Modernisierungsankündigung

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Erweiterte Reporting- und Controlling-Funktionen?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

• Rechte & Rollen Management im Team
• Umfangreiche Admin-Einstellungen für beispielsweise die Verwaltung individueller Buchungskonten

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

• Abgestufte Funktions-Pakete nach Einheiten & Funktionen
• Starter bis 5 Einheiten -> 9,99 € netto / monatlich
• Manager bis 15 Einheiten -> 15,99 € netto / monatlich
• Manager Pro bis 30 Einheiten -> 25,99 € netto / monatlich
• Investor bis 50 Einheiten -> 39,99 € netto / monatlich
• Tycoon ab 51 Einheiten -> Angebot auf Anfrage, Unbegrenzt Einheiten möglich
• Jährliche oder vierteljährliche Zahlung
• Keine Mehrkosten für weitere Benutzer, erst ab dem Tarif Investor vorhanden
• Keine versteckten Kosten
• 45 Tage kostenlose Testphase
• Support inklusive
• Kündigungsfrist 2 Wochen zum Vertragsende
• Auch längere Verträge, 2, 3, oder 5 Jahre möglich

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

• Telefon, E-Mail, Chat, WhatsApp
• Support-Zugriff nach Freigabe für direkte Hilfe möglich
• Inhouse Support
• Antworten am gleichen Tag
• Mo. bis Fr. von 09:00 bis 17:00 Uhr besetzt
• Ausführliche FAQs
• Umfangreiche Erklärvideosammlung bei YouTube zu den wichtigsten Funktionen
• Individuelle Schulungen (gegen Aufpreis) möglich
• Kostenfreies Online-Webinar zur Einführung

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

• Kostenlose Testversion für 45 Tage
• Importfunktion als strukturierte Vorlage für schnellen Datenimport
• Importservice individuell buchbar -> Aufwand nach Datenlage

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

• Wöchentliche Updates
• Regelmäßig größere Updates und neue Funktionen
• Öffentliche Roadmap für die transparente Weiterentwicklung
• Immovators Community mit der Möglichkeit für direktes Produktfeedback
• Weiterentwicklung in enger Abstimmung mit dem Kunden
• Regelmäßige Kunden und Zufriedenheitsumfragen

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

• Es gibt sehr vielen Kundenstimmen unter: https://www.immocloud.de/erfahrungen/
• Zusätzlich Videointerviews mit den Erfolgsgeschichten unter: https://www.immocloud.de/user-stories/

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

• 18.000 zufriedene Kunden -> Vermieter und Hausverwaltungen
• 450.000 Einheiten in der Verwaltung
• Eines der marktführenden Unternehmen
• 4,6 Sterne bei Google und Testsieger im Bereich Hausverwaltungssoftware bei trusted.de: https://trusted.de/hausverwaltungssoftware
• Empfehlung der Software im Ratgeberbuch zum Investieren in Immobilien „Dein erster Deal“ vom Profi-Investor Tomek Piotrowski

29. Schlussplädoyer: Für welche Hausverwaltungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Immocloud eignet sich für alle Vermieter & Hausverwaltungen unabhängig von der Größe des Portfolios. Die Software ist flexibel einsetzbar, modulbar aufgebaut und wächst mit der Größe des Bestands. Egal ob 1 oder 1.000 Einheiten, mit immocloud setzen Vermieter auf eine der führenden Lösungen auf dem deutschen Markt. Die Software entwickelt sich kontinuierlich weiter, in enger Abstimmung mit den Kunden. Wer sich sicher sein möchte, dass er auch in 10 Jahren seine Immobilien noch mit einer sicheren und intuitiven Lösung verwalten möchte, der sollte auf immocloud setzen.