dotega als Software für eure WEG-Selbstverwaltung? – Interview & Erfahrungen

Unser Interview mit dotega

Wir haben die dotega GmbH über ihre Plattform für die WEG-Selbstverwaltung dotega ausgefragt.

Die Antworten der dotega GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie dotega in 3 Sätzen.

dotega ist die Plattform für Wohnungseigentümergemeinschaften, die sich selbst verwalten, in Deutschland und in Österreich. Buchhaltung, Hausgeld, Banking, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung und Beschlüsse laufen an einem Ort, geführt, anwaltlich abgesichert und für die ganze Gemeinschaft transparent, ab 9,80 € pro Einheit und Monat. Dazu kommen zertifizierte Hausverwalter aus unserem eigenen Team und eine gemeinsam mit AXA entwickelte Vermögensschadenhaftpflicht für die Person, die die Verwaltung übernimmt.

2. Welche Vorteile hat dotega gegenüber alternativen Lösungen, also gegenüber einer klassischen Hausverwaltung oder einer Selbstverwaltung mit Excel bzw. allgemeiner Buchhaltungssoftware? Oder anders gefragt: Für welche Eigentümergemeinschaft ist dotega genau die richtige Lösung?

Gegenüber der klassischen Hausverwaltung

• Ein Bruchteil der Kosten. Klassische Verwaltung kostet am Markt 45 bis 70 € pro Einheit und Monat, dotega startet bei 9,80 €. Bei 12 Einheiten bleiben so je nach Paket mehrere tausend Euro im Jahr in der Gemeinschaft (Rechenbeispiel in Frage 21).
• Sofort startklar. Gerade kleine Gemeinschaften bekommen von Verwaltungen oft nur Absagen. Mit dotega ist eine WEG in wenigen Tagen eingerichtet, auch wenn die bisherige Verwaltung kurzfristig gekündigt hat.
• Antworten in Stunden statt Wochen. Unser zertifiziertes Expertenteam antwortet werktags innerhalb von 24 Stunden, vertraglich zugesichert und meist deutlich schneller.
• Volle Transparenz und Kontrolle. Alle Eigentümer sehen tagesaktuell denselben Stand von Konten, Belegen und Beschlüssen. Die Entscheidungen bleiben in der Gemeinschaft.

Gegenüber Excel oder allgemeiner Buchhaltungssoftware

• Gebaut für das WEG-Recht. Hausgeld-Sollstellung, Umlageschlüssel, Erhaltungsrücklage, Einzelabrechnungen, Vermögensbericht, Ausweis nach § 35a EStG und gesetzeskonforme Beschluss-Sammlung sind eingebaut und müssen nicht erst gebastelt werden.
• Automatik statt Tipparbeit. Kontoumsätze laufen per Bankanbindung ein und werden zugeordnet, Rechnungen liest die KI aus.
• Rückendeckung. Anwaltlich geprüfte Vorlagen, Fristen-Kontrolle, zertifizierte Verwalter als Ansprechpartner und eine eigens entwickelte Vermögensschadenhaftpflicht über AXA.
• Übergabefähig. Alles liegt in der Plattform statt auf dem Laptop einer einzelnen Person. Wechselt die Verwalterrolle, übernimmt die nächste Person einen geordneten Stand.

Unser Plus: Die Kombination aus WEG-Plattform, zertifizierten Hausverwaltern im eigenen Team und einer Vermögensschadenhaftpflicht, die es exklusiv über dotega gibt. Damit ist eine selbstverwaltete WEG so abgesichert wie mit einer gewerblichen Verwaltung, zu einem Bruchteil der Kosten.

Genau richtig für

Gemeinschaften mit 2 bis 30 Einheiten (unser häufigster Fall) und größere WEGs bis 65 Einheiten und darüber, deren Verwaltung gekündigt hat oder die keine finden, die Kosten senken und die Kontrolle zurückholen wollen, sowie bereits selbstverwaltete WEGs, die raus aus Excel und Ordnern wollen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei dotega die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Eigentümergemeinschaften fehlen? Oder anders gefragt: Für wen ist dotega möglicherweise nicht die richtige Lösung?

dotega ist betreute Selbstverwaltung. Eine Person aus der Gemeinschaft übernimmt die Verwalterrolle, die Gemeinschaft entscheidet, und Termine vor Ort, etwa eine Begehung mit dem Dachdecker oder die Schlüsselübergabe an einen Handwerker, organisiert die WEG selbst. Plattform und Team nehmen ihr die Ordnung, die Fristen und die Fachfragen ab. Die Verantwortung bleibt aber in der Gemeinschaft.

Wer die Verantwortung komplett abgeben und sich um gar nichts kümmern möchte, ist bei einer klassischen Vollverwaltung besser aufgehoben. Das sagen wir im Erstgespräch auch genau so. Ähnlich bei sehr großen Anlagen mit vielen hundert Einheiten, eigenem Personal und dauerhaft laufenden Großprojekten: Dort ist eine ehrenamtliche Verwalterrolle meist zu viel. Ab 40 Einheiten erstellen wir deshalb ein individuelles Angebot und schauen uns jede Gemeinschaft genau an. Unsere größte WEG zählt heute 65 Einheiten.

Themenfeld 1: So funktioniert dotega

4. Wie ist die Aufgabenteilung zwischen der Eigentümergemeinschaft, der Plattform und Ihrem Team?
   • Welche Aufgaben übernimmt die Person aus der WEG, die die Verwaltung führt, welche erledigt die Plattform automatisch und welche übernimmt Ihr Team?
   • Wer wird in der Eigentümerversammlung als Verwalter bestellt, und welche Rolle hat dotega dabei?
   • Wie viel Zeit muss diese Person typischerweise pro Monat einplanen?
   • Was passiert, wenn sie ausfällt oder die Aufgabe abgeben möchte?

Wer wird bestellt?

Die Versammlung bestellt eine Person aus der Gemeinschaft zur Verwalterin oder zum Verwalter (§ 26 WEG). dotega ist Plattform- und Serviceanbieter der Gemeinschaft: Vertragspartner ist die WEG, vertreten durch ihre Verwalterin. So bleiben Entscheidungen, Konten und Kontrolle in der Gemeinschaft. Bei WEGs mit weniger als neun Sondereigentumsrechten braucht die interne Verwalterin in der Regel keine Zertifizierung (§ 26a i. V. m. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Unabhängig davon steht hinter jeder dotega-WEG unser Team aus IHK-zertifizierten Verwaltern.

Zeitaufwand

Nach der Einrichtung im Schnitt rund 30 Minuten im Monat. Etwas mehr fällt rund um Jahresabrechnung und Versammlung an. Beides sind geführte Abläufe mit unserem Team im Rücken.

Ausfall oder Übergabe

Die Rolle ist übertragbar. Konten, Historie, Belege, Beschlüsse und Abläufe liegen vollständig in der Plattform. Die Gemeinschaft bestellt eine neue Person, der Verwalterzugang wird direkt in dotega übertragen, und unser Team arbeitet die Nachfolgerin oder den Nachfolger ein. Die WEG bleibt durchgehend handlungsfähig.

5. Welche Leistungen Ihres Teams sind in welchem Paket enthalten?
   • Bei welchen Fragen hilft Ihr Team (fachliche Fragen zur Verwaltung, Fragen zur Software)?
   • Was übernimmt Ihr Team selbst, und was bleibt Aufgabe der WEG (z. B. bei Abrechnung, Versammlung oder Sanierung)?
   • Gibt es Leistungen, die extra kosten?

Wobei hilft das Team?

Bei allem rund um die Verwaltung: WEG-Recht, Beschlüsse und Fristen, Hausgeld und Rücklage, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, Versicherungen, Vergleichsangebote, Sanierungen. Und natürlich bei jeder Frage zur Plattform. Am Apparat ist immer ein zertifizierter Hausverwalter, kein Callcenter.

Was macht das Team, was die WEG?

Das Team berät, prüft und bereitet vor, mit geprüften Zahlen, klarer Empfehlung und der passenden Vorlage. Entscheiden, unterschreiben, versenden, beauftragen und vor Ort sein bleibt Sache der Gemeinschaft. Bei einer Sanierung heißt das zum Beispiel: Wir helfen beim Ablauf, bei der Beschlussvorlage und beim Einholen der Angebote. Beauftragung und Bauleitung liegen bei der WEG und ihren Fachleuten.

Kostet etwas extra?

Alle Team-Leistungen sind im Paketpreis enthalten. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Gegen Aufpreis gibt es nur Energieausweise über unseren Partner. Für Gemeinschaften mit mehr als 40 Einheiten erstellen wir ein individuelles Angebot.

6. Wie führt dotega Eigentümer ohne Verwaltungserfahrung durch die Aufgaben?
   • Erinnerungen an Fristen, geführte Abläufe, Vorlagen?
   • Wie werden Fehler vermieden oder abgefangen (z. B. Prüfungen, Freigaben, Rückfragen)?

Führung

• Dashboard mit To-dos und Terminen: Was fällig ist, steht vorne. Dazu gehören Jahresabrechnung, Ladungsfrist, Umlaufbeschluss-Frist oder die Heizungswartung, jeweils mit Zuständigen und Fälligkeit.
• Geführte Abläufe für Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Eigentümerversammlung, Schritt für Schritt.
• Fristen-Kontrolle: Bei Einladungen prüft dotega die gesetzliche Ladungsfrist automatisch.
• Vorlagen: 30 bis 120 anwaltlich geprüfte Beschlussvorlagen je nach Paket, dazu Musterschreiben für Einladung, Protokoll, Handwerkeranfrage und Mahnung.
• Lernen nebenbei: Hilfe direkt in der Plattform, regelmäßige Live-Webinare mit Fragerunde und ein Magazin mit Ratgebern zu allen WEG-Themen.

Fehler vermeiden und abfangen

• Die KI schlägt vor, der Mensch bestätigt: Ausgelesene Rechnungsdaten, Kostenkategorie und Umlageschlüssel werden vor dem Buchen kurz geprüft.
• Die Plattform markiert, was fehlt: Umsätze ohne Beleg, offene Rechnungen und nicht zugeordnete Zahlungen.
• Überweisungen gibt die Verwalterin über ihre Bank frei. Jede Buchung ist mit Beleg nachvollziehbar.
• Vier Augen durch die Gemeinschaft: Beirat und Eigentümer sehen mit, die Belegprüfung läuft direkt in dotega.
• Vor dem Versand von Abrechnung oder Einladung steht unser zertifiziertes Team für einen prüfenden Blick bereit (Umfang je Paket: Frage 5).

7. Wie ist die WEG bei dotega abgesichert?
   • Was deckt die Vermögensschaden-Haftpflicht ab, und für wen gilt sie?
   • Wie werden die Vorlagen geprüft und aktuell gehalten?

Vermögensschadenhaftpflicht über AXA

Gemeinsam mit der AXA Versicherung AG haben wir eine Vermögensschadenhaftpflicht entwickelt, die es so nur für die Selbstverwaltung mit dotega gibt. Versichert ist die Person, die für die Gemeinschaft die Verwalterrolle übernimmt, und zwar gegen Vermögensschäden aus dieser Tätigkeit, etwa durch einen Fehler in der Jahresabrechnung. Die Police ist für die nicht-gewerbliche Selbstverwaltung gemacht und ohne Aufpreis im Paket enthalten (siehe Frage 21). Deckungssumme, Selbstbehalt und Ausschlüsse stehen verbindlich in den Vertragsunterlagen, wir gehen sie im Erstgespräch durch.

Vorlagen

Einladungen, Beschlussvorlagen und Protokolle sind von WEG-Anwälten geprüft und werden laufend an die Rechtslage angepasst, damit Beschlüsse einer Anfechtung standhalten. Die WEG-Reform 2020, der zertifizierte Verwalter seit Dezember 2023 und die virtuelle Eigentümerversammlung seit Oktober 2024 sind in Vorlagen und Abläufen eingearbeitet.

Und darüber hinaus

• Zertifizierte Verwalter (IHK, § 26a WEG) als Ansprechpartner. dotega hat die Erlaubnis als WEG-Immobilienverwalter nach § 34c Abs. 1 GewO.
• Jede Zahlung, jeder Beschluss und jede Frist ist dokumentiert. Das ist im Ernstfall der eigentliche Schutz.
• Kooperation mit dem Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum e.V. und mit dem VDIV, dem Verband der Immobilienverwalter Deutschland.

Unser Plus: Eine eigens für die Selbstverwaltung entwickelte Versicherung, exklusiv über dotega. Damit ist die selbstverwaltete WEG so abgesichert wie mit einer gewerblichen Verwaltung.

Themenfeld 2: Technik

8. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Ist dotega mobil nutzbar (Smartphone, Tablet), und gibt es eine eigene App?

dotega ist eine Web-Anwendung aus der Cloud. Sie läuft im Browser, auf PC, Mac, Tablet und Smartphone, ganz ohne Installation, und ist immer auf dem neuesten Stand. Rechnungen lassen sich unterwegs mit dem Handy fotografieren und direkt hochladen. Eigentümer ohne Internet bekommen Einladungen und Abrechnungen weiterhin per Post, die Dokumente erzeugt dotega.

9. Welche Zugänge und Rollen gibt es (z. B. verantwortliche Person, Verwaltungsbeirat, übrige Eigentümer, Steuerberater)? Wer sieht was, und wer darf was freigeben?

• Verwalter-Zugang für die interne Verwalterin: volle Schreibrechte, Buchungen, Überweisungen, Einladungen, Beschlüsse. Freigaben von Zahlungen laufen über die Bank der WEG.
• Persönliche Lesezugänge für die Eigentümer, bis zu zwei je Einheit, etwa für Ehepaare (siehe Paketübersicht in Frage 21). Eigentümer sehen Konten, Umsätze, Belege, Beschlüsse und Dokumente. Ändern können sie nichts.
• Verwaltungsbeirat: Er sieht alles, was er für seine Prüfaufgaben braucht, und kann die Belegprüfung digital erledigen.
• Wechsel: Bestellt die WEG eine neue Verwalterin, wird der Verwalter-Zugang in der Plattform übertragen. Bei einem Eigentümerwechsel geht der Lesezugang an die neue Eigentümerin.
• Unser Team sieht die Daten einer WEG nur, wenn die Gemeinschaft Hilfe anfragt oder eine Störung zu beheben ist.

10. Wie werden Datenschutz & Datensicherheit sichergestellt?
    • Wo werden die Daten gespeichert (Hosting, Serverstandort)?
    • Welche Zertifizierungen bestehen oder sind in Arbeit?
    • Wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen?

• Server in Deutschland, Hosting und Datenhaltung nach DSGVO. Alle Unterauftragnehmer verarbeiten in der EU.
• Durchgehend verschlüsselt: Übertragung per TLS 1.2+ und verschlüsselte Datenbanken (Encryption at Rest).
• Strikte Trennung: Mandantentrennung auf Datenbankebene, rollenbasiertes Berechtigungssystem nach dem Minimalprinzip, Multi-Faktor-Authentifizierung für interne Zugänge, getrennte Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen.
• Lizenzierte Bankanbindung über die finAPI GmbH, einen von der BaFin beaufsichtigten Zahlungsdienstleister. dotega sieht die Bank-Zugangsdaten nie.
• Sicherheitsmanagement: automatisierte Prüfung auf bekannte Schwachstellen, zeitnahe Sicherheitsupdates, Health-Monitoring aller Produktivsysteme.
• AVV: Ja. Wir schließen mit jeder Gemeinschaft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er ist samt technischer und organisatorischer Maßnahmen und Liste der Unterauftragnehmer öffentlich einsehbar: dotega.de/avv.
• Die Daten gehören der Gemeinschaft und dienen allein ihrer Verwaltung.

11. Welche Backup- und Archivierungsmöglichkeiten gibt es? Wie werden Belege und Abrechnungen für die Aufbewahrungsfristen archiviert, und wie kommt die WEG bei einem Wechsel an ihre Daten (Export)?

• Backups: regelmäßige automatisierte Sicherungen auf redundanter Server-Infrastruktur, mit dokumentierten Notfall- und Wiederherstellungsverfahren.
• Archiv: Jeder Beleg hängt dauerhaft am Buchungssatz und wird revisionssicher abgelegt. Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle und die Beschluss-Sammlung liegen geordnet in der Dokumentenablage, für alle Berechtigten jederzeit abrufbar.
• Export: Die Gemeinschaft kann ihre Daten vollständig exportieren. Nach Vertragsende stehen sie 30 Tage zum Download bereit. Wer zu einer klassischen Verwaltung wechselt, geht mit sauber geführten Büchern, und eine WEG mit geordneten dotega-Unterlagen ist für jede Verwaltung attraktiv.

12. Welche Schnittstellen gibt es und was wird dadurch ermöglicht?
    • Bankanbindung: Wie werden die WEG-Konten angebunden, und welche Banken werden unterstützt?
    • Datenübergabe an Steuerberater (z. B. DATEV-Export)?
    • Anbindung von Messdienstleistern für die Heizkostenabrechnung?
    • Weitere Schnittstellen (z. B. Versicherungen, Handwerker, Kalender)?

Bankanbindung

Die Konten der WEG werden über die lizenzierte Open-Banking-Schnittstelle der finAPI GmbH angebunden. Das funktioniert mit jeder Bank mit Online-Banking, von Sparkasse, Volks- und Raiffeisenbanken über Deutsche Bank, Commerzbank, ING, DKB, Postbank und comdirect bis N26 und Sparda-Bank. Mehrere Konten lassen sich gleichzeitig anbinden, zum Beispiel Girokonto und separates Rücklagenkonto. Kontoinhaber bleibt die WEG.

• Umsätze laufen automatisch ein, Hausgeld-Eingänge und Rechnungen werden zugeordnet.
• Überweisungen gehen direkt aus dotega raus, auch „Rechnung speichern und überweisen“ in einem Schritt.
• Bestehende SEPA-Lastschriftmandate laufen über das Konto der WEG unverändert weiter.
• Wer ein neues Konto möchte: Mit der Volksbank am Württemberg haben wir ein WEG-Konto speziell für selbstverwaltete Gemeinschaften entwickelt, mit Girokonto, Rücklagenkonto und digitaler Eröffnung. Dazu kommen weitere Partnerbanken mit günstigen Gebühren.

Weitere Anbindungen und Partnerleistungen

• Buchungen, Belege und Abrechnungen stehen für Steuerberater oder Prüfer als Export bereit.
• Kostenfrei integriert: digitale Immobilienbewertung, vergünstigte Strom- und Gastarife und Versicherungsmanagement. Energieausweise lassen sich gegen Aufpreis direkt erstellen lassen.

13. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen)? Wie schnell werden Gesetzesänderungen, etwa beim WEG oder bei der E-Rechnung, umgesetzt?

Als Cloud-Anwendung bekommt jede Gemeinschaft Verbesserungen automatisch, ohne Installation und ohne Aufpreis. Neue Funktionen stellen wir nach dem Login als kurze Feature-News vor. Wartungsfenster kündigen wir mindestens 72 Stunden vorher an. Die Verfügbarkeit liegt vertraglich bei mindestens 99 % im Monat.

Allein 2026 kamen unter anderem dazu: Splitbuchungen (eine Rechnung auf mehrere Kostenkategorien), Splitbuchungen für Daueraufträge, mehrere Teilzahlungen auf ein Hausgeld, die automatische Erkennung haushaltsnaher Dienstleistungen beim Beleg-Upload und der digitale Umlaufbeschluss mit Online-Abstimmung.

Gesetzesänderungen arbeiten wir in Abläufe und Vorlagen ein, bevor unsere Kunden davon lesen, etwa die WEG-Reform, den zertifizierten Verwalter oder die virtuelle Eigentümerversammlung. Die rechtlichen Vorlagen halten WEG-Anwälte laufend aktuell.

Themenfeld 3: Funktionen in der Selbstverwaltung

14. Inwiefern unterstützt dotega bei Buchhaltung & Hausgeld?
    • Wie werden Rechnungen erfasst (Upload, automatisches Auslesen, E-Rechnung) und den Kostenarten zugeordnet?
    • Wie funktionieren Hausgeld-Sollstellung und Zahlungsabgleich?
    • Wie wird die Erhaltungsrücklage geführt (getrenntes Konto, Entnahmen per Beschluss)?
    • Wie läuft das Mahnwesen bei Hausgeldrückständen ab?
    • Weiteres zum Thema Buchhaltung & Hausgeld?

Rechnungen

Rechnung mit dem Handy fotografieren oder am PC hochladen, den Rest macht die KI: Sie liest Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Datum, IBAN sowie Brutto- und Nettobetrag aus und schlägt Kostenkategorie und Umlageschlüssel vor. Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen erkennt dotega automatisch und trennt sie vom Material. Eine Rechnung lässt sich auf mehrere Kostenkategorien aufteilen. Mit „Speichern & Überweisen“ ist sie in einem Schritt gebucht und bezahlt. Der Beleg hängt dauerhaft am Buchungssatz.

Hausgeld

Die Sollstellung ergibt sich aus dem beschlossenen Wirtschaftsplan, je Einheit nach den hinterlegten Schlüsseln. Eingänge gleicht dotega automatisch mit den Kontoumsätzen ab, auch wenn ein Hausgeld in mehreren Teilzahlungen kommt. Die Hausgeld-Übersicht zeigt auf einen Blick, wer gezahlt hat und wer nicht.

Erhaltungsrücklage

Die Rücklage wird getrennt geführt, auf Wunsch auf einem eigenen, angebundenen Rücklagenkonto. Entnahmen werden mit dem zugrunde liegenden Beschluss dokumentiert. Der Rücklagenstand ist für alle Eigentümer jederzeit sichtbar.

Mahnwesen

Rückstände zeigt dotega sofort an. Zahlungserinnerung und Mahnung erstellt die Verwalterin direkt aus der Plattform. Wird es hartnäckig, berät unser Team zu den nächsten Schritten bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren.

Weiteres

Daueraufträge werden einmal auf ihre Kostenkategorien aufgeteilt, danach bucht dotega sie jeden Monat automatisch. Ein laufender Soll-Ist-Vergleich zeigt, wo die Gemeinschaft gegenüber dem Wirtschaftsplan steht, und die Kontostände stehen tagesaktuell im Dashboard.

15. Wie entstehen Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung?
    • Welche Schritte erledigt dotega automatisch, und wer prüft die Abrechnung vor dem Versand?
    • Wie werden Verteilerschlüssel (Miteigentumsanteile, Einheiten, Verbrauch) abgebildet, auch bei Gewerbeeinheiten, Stellplätzen oder Mehrhausanlagen?
    • Werden der Vermögensbericht und die Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a EStG) mit erstellt?
    • Wie fließt die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters ein?

• Automatisch: Die Jahresabrechnung entsteht direkt aus der laufenden Buchhaltung, mit Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen je Einheit. Der Wirtschaftsplan übernimmt die Vorjahreswerte und lässt sich mit der dotega AI vorausschauend planen.
• Prüfung: Die interne Verwalterin prüft, der Beirat kann die Belege digital prüfen, und unser zertifiziertes Team unterstützt vor dem Versand (Umfang je Paket: Frage 5). Danach beschließt die Versammlung über Nachschüsse und Anpassungen (§ 28 Abs. 2 WEG).
• Verteilerschlüssel je Kostenart: Miteigentumsanteile, Einheiten, Verbrauch. Gewerbeeinheiten, Stellplätze und Garagen sowie Mehrhausanlagen mit eigenen Schlüsseln je Haus sind abgebildet.
• Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG und Ausweis nach § 35a EStG entstehen automatisch mit der Abrechnung.
• Heizkosten: Die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters fließt über den Verbrauchsschlüssel in die Einzelabrechnungen ein.
• Vermieter: Umlagefähige Kosten werden in der Einzelabrechnung gesondert ausgewiesen (siehe Frage 19).

16. Inwiefern unterstützt dotega bei Eigentümerversammlung & Beschlüssen?
    • Einladung mit Tagesordnung und Fristen?
    • Versammlungen in Präsenz, hybrid oder rein virtuell?
    • Umlaufbeschlüsse und Online-Abstimmungen?
    • Protokoll und Beschluss-Sammlung?
    • Weiteres zum Thema Versammlung & Beschlüsse?

• Einladung: Die Tagesordnung entsteht aus anwaltlich geprüften Beschlussvorlagen, die Ladungsfrist prüft dotega automatisch. Versand digital oder per Post.
• Alle drei Formate: Präsenz, hybrid mit Online-Teilnahme und seit der Gesetzesänderung vom Oktober 2024 auch rein virtuell, wenn die Gemeinschaft das mit Dreiviertelmehrheit beschlossen hat (§ 23 Abs. 1a WEG).
• Digitale Umlaufbeschlüsse mit Online-Abstimmung: Die Eigentümer stimmen in der Plattform ab, dotega zählt mit und dokumentiert das Ergebnis.
• Protokoll und Beschluss-Sammlung: Protokollvorlage, und jeder Beschluss landet automatisch in der gesetzeskonformen Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG).
• Umsetzung: Beschlüsse werden zu Aufgaben mit Zuständigen und Fristen. So geht nichts verloren.

Unser Plus: Bis zu 120 Beschlussvorlagen, geprüft von WEG-Anwälten. Dazu die Fristen-Kontrolle, damit Beschlüsse halten, wenn es darauf ankommt.

17. Inwiefern unterstützt dotega bei Transparenz, Kommunikation & Dokumenten?
    • Was sehen die übrigen Eigentümer (z. B. Konten, Belege, Beschlüsse), und wie aktuell ist dieser Stand?
    • Wie kommunizieren die Eigentümer untereinander (z. B. Eigentümerchat, Nachrichten)?
    • Wie werden Schadensmeldungen und Anliegen aufgenommen und nachverfolgt?
    • Digitale Dokumentenablage für Teilungserklärung, Verträge, Protokolle und Belege?

• Transparenz: Mit ihrem persönlichen Zugang sehen die Eigentümer Konten, Umsätze, Belege, Hausgelder, Beschlüsse und Dokumente. Der Stand ist tagesaktuell, weil die Umsätze direkt von der Bank kommen.
• Kommunikation: Nachrichten an einzelne Eigentümer oder an die ganze Gemeinschaft und ein Eigentümerchat. Das ersetzt Rundmails und Zettel im Treppenhaus.
• Anliegen und Schäden: Meldungen kommen per Nachricht an, die Verwalterin macht daraus eine Aufgabe mit Zuständigem und Frist. So bleibt der Stand für alle nachvollziehbar.
• Dokumentenablage: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Verträge, Policen, Protokolle, Angebote und Belege liegen zentral und klar strukturiert. Je nach Paket stehen 1 bis 30 GB Speicher bereit.

18. Inwiefern unterstützt dotega bei der Betreuung des Objekts?
    • Handwerkeraufträge und Einholung von Vergleichsangeboten?
    • Verwaltung von Wartungsverträgen, Versicherungen und Prüfpflichten?
    • Abwicklung von Versicherungsschäden?
    • Weiteres zum Thema Objektbetreuung?

• Handwerker: Anfrage-Vorlage, Vergleichsangebote in der Ablage, Beschlussvorlage für die Vergabe, danach Rechnung hochladen und automatisch zuordnen. Unser Team sagt, wann sich Vergleichsangebote lohnen und worauf es dabei ankommt.
• Wartung, Versicherungen, Prüfpflichten: Verträge und Policen liegen in der Ablage, wiederkehrende Termine wie die Heizungswartung stehen als Aufgaben mit Erinnerung im Kalender.
• Versicherungsschäden: Unser Team begleitet Schadenmeldung und Abwicklung fachlich. Das integrierte Versicherungsmanagement hilft beim Vergleich der Gebäudeversicherung.
• Sanierungen: Unterstützung bei Organisation, Angeboten und Beschluss (Umfang je Paket: Frage 5).
• Weiteres: digitale Immobilienbewertung, vergünstigte Energietarife und Energieausweise über unsere Partner.

19. Unterstützt dotega auch vermietende Eigentümer, etwa mit den umlagefähigen Kosten für die Betriebskostenabrechnung ihrer Mieter oder einer eigenen Mietverwaltung?

Ja. Die Einzelabrechnung weist die umlagefähigen Kosten gesondert aus. Vermietende Eigentümer haben damit die Grundlage für die Betriebskostenabrechnung ihrer Mieter direkt in der Hand, ebenso die Beträge für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG, die sie an ihre Mieter weitergeben können.

20. Welche KI-basierten Unterstützungen gibt es, und wo bleibt die Entscheidung bewusst beim Menschen?

KI bei dotega

• Automatische Rechnungserkennung mit allen relevanten Feldern
• Vorschlag für Kostenkategorie und Umlageschlüssel
• Erkennung haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen
• Automatische Zuordnung von Kontoumsätzen zu Hausgeldern und Rechnungen
• dotega AI Assistenz, zum Beispiel für die vorausschauende Planung des Wirtschaftsplans

Wo der Mensch entscheidet

Die KI schlägt vor, der Mensch bestätigt. Gebucht wird, was die Verwalterin geprüft hat. Zahlungen gibt sie über die Bank frei. Beschlüsse fasst die Gemeinschaft. Rechtliche und fachliche Einschätzungen kommen von zertifizierten Verwaltern aus unserem Team. Die KI-Verarbeitung läuft auf Servern in der EU.

Themenfeld 4: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen von dotega? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Preis pro Einheit, Pakete und Unterschiede zwischen den Paketen?
    • Was ist inklusive, was kostet extra (z. B. Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung, Sonderleistungen)?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?
    • Wie sieht ein Rechenbeispiel im Vergleich zu einer klassischen Hausverwaltung aus?

Der Preis richtet sich nach Paket, Größe der Gemeinschaft und Laufzeit. Je größer die WEG, desto günstiger die Einheit. Ab 9,80 € pro Einheit und Monat, alle Preise inklusive MwSt.

Inklusive und extra

Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Versammlung, Umlaufbeschlüsse, Zugänge und Einrichtung sind im Paketpreis enthalten. Eine Einrichtungsgebühr oder Zuschläge für die Abrechnung gibt es nicht. Extra kosten nur Energieausweise über unseren Partner. Für Gemeinschaften mit mehr als 40 Einheiten erstellen wir ein individuelles Angebot.

Laufzeit und Kündigung

Die Laufzeit wählt die Gemeinschaft selbst: 6, 12 oder 24 Monate. Bezahlt wird im Voraus, bei 24 Monaten in zwei jährlichen Raten. Für die gewählte Laufzeit gilt das vereinbarte Paket. Gekündigt wird mit vier Wochen Frist zum Ende der Laufzeit, ohne Kündigung verlängert sich der Vertrag um die gewählte Laufzeit.

Rechenbeispiel: WEG mit 12 Einheiten

Die Kosten sind Verwaltungskosten der Gemeinschaft und laufen wie bisher über das Hausgeld.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Chat …?
    • Antwortzeiten, und wie viele Gemeinschaften betreut ein Ansprechpartner?
    • Inhouse oder externer Support?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z. B. Anleitungen, Vorlagen oder FAQ-Bereiche mit Videos?

• Kanäle: Mail, Chat und Telefon (0711 89989161), dazu Videotermine (Kanäle je Paket: Frage 5). Servicezeiten Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr.
• Antwortzeit: werktags innerhalb von 24 Stunden, vertraglich zugesichert. In der Praxis meist nach wenigen Stunden.
• Betreuungsschlüssel: Eine Ansprechpartnerin betreut rund 40 Gemeinschaften. So bleibt Zeit, jede WEG wirklich zu kennen, mit ihren Konten, Beschlüssen und Baustellen.
• 100 % inhouse: Unsere IHK-zertifizierten Verwalterinnen und Verwalter gehören fest zum dotega-Team. Am Apparat ist immer eine Fachkraft, kein Callcenter.
• Hilfe zur Selbsthilfe: Hilfe direkt in der Plattform, FAQ, regelmäßige kostenlose Live-Webinare mit Fragerunde, ein Magazin mit Ratgebern zu Jahresabrechnung, Hausgeld, Versammlung und Co., ein monatlicher Newsletter sowie das Infopaket mit Kostenvergleich, Wechsel-Fahrplan und Muster-Beschlussvorlage.

23. Inwiefern wird Eigentümergemeinschaften der Einstieg bzw. Wechsel erleichtert?
    • Gibt es ein Erstgespräch, eine Demo oder eine kostenlose Testphase?
    • Wie läuft der Wechsel vom bisherigen Verwalter ab (Beschluss, Kündigung, Übergabe der Unterlagen, Datenübernahme)?
    • Wie lange dauert es bis zur ersten eigenen Jahresabrechnung?

Kennenlernen: ein kostenloses Erstgespräch (25 Minuten) mit einem zertifizierten Hausverwalter, mit ehrlicher Empfehlung und persönlichem Wechsel-Fahrplan. Dazu Live-Demo, kostenlose Webinare und das Infopaket für die Versammlung. Auf Anfrage richten wir einen kostenlosen Testzugang ein.

Der Wechsel in vier Schritten

• 1. Erstgespräch: Empfehlung und Fahrplan für die konkrete WEG.
• 2. Beschluss: Die Versammlung entscheidet mit einfacher Mehrheit. Die bisherige Verwaltung kann seit der WEG-Reform ohne Begründung abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG), der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach. Die anwaltlich geprüfte Beschlussvorlage für Abberufung, Bestellung der internen Verwalterin und Beauftragung von dotega kommt von uns.
• 3. Einrichtung: gemeinsam in einem Video-Termin. Konten anbinden, Eigentümer und Einheiten anlegen, Unterlagen und offene Posten übernehmen. Für die Herausgabe der Unterlagen durch die bisherige Verwaltung gibt es Checkliste und Vorlage.
• 4. Laufender Betrieb: rund 30 Minuten im Monat.

Tempo: Wenn es brennt, geht es sehr schnell. Bei einer Gemeinschaft, deren Verwaltung von heute auf morgen den Betrieb eingestellt hatte, vergingen zwischen Erstgespräch und vollständigem Onboarding vier Tage. Die erste eigene Jahresabrechnung entsteht dann direkt aus den in dotega gebuchten Zahlen, und unser Team begleitet die Gemeinschaft vom Beschluss bis zu dieser ersten Abrechnung.

24. Wie aktiv wird dotega weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Sehr aktiv. Entwicklung, Verwaltung und Gründer sitzen gemeinsam in Stuttgart, und neue Funktionen kommen laufend dazu. Beispiele aus 2026 stehen in Frage 13. Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) hat unsere Entwicklung als Forschungs- und Entwicklungsvorhaben anerkannt.

Feedback hat bei uns einen sehr kurzen Weg: Unsere zertifizierten Verwalter arbeiten jeden Tag mit der Plattform und mit rund 40 Gemeinschaften je Person. Was Eigentümer im Support, im Chat oder in der Fragerunde unserer Webinare beschäftigt, landet direkt beim Entwicklungsteam.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Auf Google stehen wir bei 4,8 von 5 Sternen aus 42 Bewertungen. Drei Stimmen, die typisch sind:

„Unsere Hausverwaltung hat völlig unerwartet von heute auf morgen den Betrieb eingestellt. Der Kontakt zu dotega war eine echte Rettung: freundlich, schnell und äußerst engagiert. Zwischen dem ersten Beratungsgespräch und dem vollständigen Onboarding vergingen nur vier Tage.“
Dominik G., Google-Rezension

„Ich kann nur Positives berichten, sehr anwenderfreundlich, auch wenn man nicht vom Fach ist. Ebenso bekommt man schnelle, freundliche und kompetente Unterstützung bei Fragen.“
Petra M., Google-Rezension

„Die Verwaltung unserer WEG ist dadurch viel einfacher und transparenter geworden. Schneller Support, klare Abläufe, absolut empfehlenswert!“
Angelina G., Google-Rezension

Den Satz, den unser Team nach einem Wechsel am häufigsten hört: „Warum haben wir das nicht schon vor Jahren gemacht?“ Unsere Kunden schätzen die Transparenz, die schnellen Antworten und das gute Gefühl, die eigene WEG wieder im Griff zu haben. Und wir lieben unsere Kunden dafür, dass sie Verantwortung übernehmen und ihre Gemeinschaft besser machen wollen. Die meisten Wünsche drehen sich um noch mehr Automatik im Alltag. Genau daran arbeiten wir laufend, siehe Frage 13.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Mit dotega haben wir die erste Plattform für die vollständig digitale, betreute Selbstverwaltung von Eigentümergemeinschaften aufgebaut, und wir sehen uns in diesem Segment vorne. In Deutschland gibt es rund 1,8 Millionen WEGs. Viele kleine Gemeinschaften finden wegen des Fachkräftemangels keine Verwaltung mehr, und genau für sie ist dotega gebaut.

• Über 4.000 Eigentümer verwalten ihre WEG bereits mit dotega, in Deutschland und Österreich.
• 4,8 von 5 Sternen auf Google (42 Bewertungen).
• HIPE AWARD, Certified 2026: ausgezeichnet für Dienstleistungsqualität nach einem mehrstufigen Prüfverfahren mit über 40 Kriterien.
• Kooperationspartner des VDIV, des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland.
• Kooperation mit Wohnen im Eigentum e.V., dem Verbraucherschutzverband der Wohnungseigentümer.
• Partner: AXA Versicherung AG (Vermögensschadenhaftpflicht) und Volksbank am Württemberg (WEG-Konto).
• Erlaubnis als WEG-Immobilienverwalter nach § 34c Abs. 1 GewO, BSFZ-Siegel für Forschung und Entwicklung.
• In der Presse: WELT, Forbes, Handelsblatt und WirtschaftsWoche haben über das dotega-Modell berichtet.

27. Schlussplädoyer: Für welche Eigentümergemeinschaften (Größe, Zusammensetzung, Anforderungen etc.) eignet sich dotega besonders gut, und für welche eher weniger?

Besonders gut

• WEGs mit 2 bis 30 Einheiten, unser Klassiker, und größere Gemeinschaften bis 65 Einheiten und darüber
• Gemeinschaften, deren Verwaltung gekündigt hat oder die keine finden
• WEGs, die Kosten senken und Kontrolle und Transparenz zurückholen wollen
• Gemeinschaften mit mindestens einer engagierten Person, oft aus dem Beirat, die eine geführte Rolle übernehmen möchte: rund 30 Minuten im Monat, mit Profis im Rücken
• Selbstnutzer und Vermieter gleichermaßen, inklusive Ausweis der umlagefähigen Kosten
• Bereits selbstverwaltete WEGs, die Excel und Ordner gegen Ordnung und Rückendeckung tauschen wollen

Eher weniger

Gemeinschaften, in denen niemand eine Rolle übernehmen möchte und die die Verantwortung vollständig abgeben wollen, sowie sehr große Anlagen mit eigenem Personal und komplexer Haustechnik. Für sie ist die klassische Vollverwaltung das passende Modell.

Für alle anderen gilt: Mit dotega wird die WEG geordneter, transparenter und günstiger geführt als je zuvor.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen

Österreich: Unter dotega.at gibt es dotega auch für österreichische Eigentümergemeinschaften. Plattform, Vorlagen und Begriffe sind dort an das WEG 2002 angepasst, etwa mit der Vorausschau statt des Wirtschaftsplans.

Webinare: Regelmäßig zeigen wir in kostenlosen Live-Webinaren, wie einfach betreute WEG-Selbstverwaltung ist, mit Fragerunde am Schluss. Termine unter dotega.de/webinare.