casavi als Software für eure Hausverwaltung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit casavi

Wir haben die casavi GmbH über ihre Hausverwaltungssoftware casavi ausgefragt.

Die Antworten von der casavi GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hausverwaltungs-Software in 3 Sätzen.

Mit über 2000 Kunden ist casavi eine der führenden Plattformen für die Immobilienwirtschaft im DACH-Raum. Die Cloud-Lösung vernetzt Immobilienverwaltungen, Wohnungsunternehmen, Mieter, Eigentümer und Dienstleister in einem zentralen System. Funktionen wie intelligentes Vorgangsmanagement, ein Kundenportal mit Kunden-App sowie eine Manager-App und Entwicklungen im Bereich KI und Automatisierung sorgen für effizientere Abläufe, bessere Kommunikation und spürbare Entlastung. .

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

casavi bietet ein durchgängiges Vorgangsmanagement, ein modernes Kundenportal und tiefe Prozessautomatisierung durch KI. Die Plattform lässt sich nahtlos mit führenden ERP-Systemen und diversen Partnerlösungen verbinden und somit individuell an den eigenen Bedarf anpassen. Kunden profitieren von hoher Nutzerfreundlichkeit, skalierbaren Prozessen und einer stabilen Cloud-Infrastruktur.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

casavi ersetzt kein vollwertiges ERP für Buchhaltung und Abrechnung. Einige Anwender wünschen sich komplexere Finanzfunktionen oder tiefere Objektverwaltungsfunktionen direkt im System. Jedoch lässt sich dies gut durch die nahtlosen Schnittstellen zu unseren ERP-Partnern abdecken.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Reine Cloud-Lösung, keine lokale Installation. Updates erfolgen zentral und automatisch.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, über Browser und App für Eigentümer und Mieter und genauso für Verwalter.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, paralleles Arbeiten ohne Einschränkungen. Ein Rollen- und Rechtekonzept steuert Zugriffe. Für die interne Kommunikation und Vernetzung ist casavi optimal.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Aktueller Browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari), stabile Internetverbindung, keine Betriebssystemvorgaben.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nicht verfügbar.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Wöchentliche bis monatliche automatische Updates wie Funktionsverbesserungen, Performance-Optimierungen oder neue KI-Features.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Automatisierte, redundante Backups in der Cloud. Es ist keine manuelle Aktion nötig.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Hosting in zertifizierten Rechenzentren in der EU, DSGVO-konform, Verschlüsselung (in transit und at rest), granularer Zugriffsschutz.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Durch unsere Kooperation mit über 40 Partnern ermöglicht casavi die einfache Integration von verschiedenen Soft- und Hardwarelösungen. Somit haben Sie die Möglichkeit, casavi modular und nach Bedarf zu erweitern, beispielsweise für hybride Eigentümerversammlungen, digitalen Hausaushängen, Dokumentenmanagement oder Messdienstleistern. Dank offener Schnittstellen (API) lässt sich unser System auch mit bestehenden Softwarelösungen vernetzen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hausverwaltungs-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Buchhaltung & Finanzen?
    • Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen?
    • Automatische Verbuchung von Einnahmen & integriertes Mahnwesen?
    • Automatische Verbuchung von Ausgaben (digitale Belegerfassung)?
    • E-Rechnung bereits integriert?
    • Unterstützt Ihre Software eine Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchhaltung & Finanzen anmerken?

casavi ist kein ERP-System. Finanzprozesse werden über Schnittstellen angebunden:

• • • Abrechnungen, Mahnwesen, Verbuchungen: Über ERP-Systeme (z. B. alle Aareon-Systeme, Impower, WinCASA usw.)
    • Belegverarbeitung und E-Rechnungen: Über Partnerlösungen möglich.

casavi unterstützt diese Abläufe durch zentrale Kommunikation, Dokumentenbereitstellung, Automatisierung und Statusmanagement.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software auch beim CRM (Customer Relationship Management), also bei der Kundenverwaltung und der (digitalen) Kundenkommunikation?
    • Online-Portal für Eigentümer? Falls ja, welche Funktionen bietet dieses (Dokumenten-Upload, Meldungen, etc.)?
    • E-Mail Client integriert?
    • E-Post Versand integriert?
    • Können Umlaufbeschlüsse oder Online-Abstimmungen durchgeführt werden (Digitale Beschlussfassung)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema CRM anmerken?

casavi ist als CRM konzipiert.

• • • Eigentümer-/Mieterportal und App: Dokumente, Meldungen, Statusverfolgung, Kommunikation.
    • E-Mail-Client und E-Post-Versand: Integriert.
    • Umlaufbeschlüsse: Digital möglich.
    • Stärken: Zentrale Kommunikationskanäle, KI-gestützte Vorgangsautomatisierung, Transparenz.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Digitales Dokumenten-Management-System (DMS) zur Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten?
    • Vorschau, Indexierung, Volltextsuche…?
    • Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden (rechtssicher, eIDAS-konform?)?
    • Weiteres zum Thema und Dokumentenmanagement

• • • DMS integriert mit Upload, Vorschau, Volltextsuche und strukturierter Ablage.
    • Elektronische Signaturen über Partnerlösungen möglich.
    • Automatische Zuordnung durch Regeln und KI.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Objektverwaltung?
    • Verwaltung mehrerer Objekte und Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze)?
    • Abbildung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) mit Sonder- und Gemeinschaftseigentum?
    • Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartungsverträge, Versicherungen) auf Objektebene?
    • Weiteres zum Thema Objektverwaltung?

• • • Verwaltung beliebig vieler Objekte, Einheiten, WEG-Strukturen.
    • Verwaltung von Verträgen, Fristen, Wartungsintervallen.
    • Objektbezogene Kommunikation, Dokumente und Vorgänge.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mietverwaltung?
    • Abbildung von Mietverträgen und Laufzeiten?
    • Automatische Vorschläge für Mietanpassungen oder Indexierungen?
    • Unterstützt die Software die Kommunikation mit Mietern (z. B. über ein Mieterportal, Chat, E-Mail)?
    • Was möchten Sie sonst noch zur Mieterverwaltung anmerken?

Über Portal und Kommunikation unterstützend, Mietvertrags- und Indexierungsfunktionen werden primär durch angebundene ERP-Systeme abgedeckt. casavi deckt digitale Kommunikation und Vorgangsmanagement ab.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Energiemanagement?
    • Wie können Energieverbräuche (z. B. Strom, Gas, Wasser, Heizung) dokumentiert und ausgewertet werden?
    • Integration mit Smart-Meter-Systemen oder externen Messdienstleistern?
    • Unterstützt die Software Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Ausstoß, ESG-Reporting)

Über Partner (z. B. Messdienstleister) können Verbrauchsdaten integriert werden. Dokumentation und Bereitstellung sind im Portal möglich, CO₂-/ESG-Themen abhängig vom Partner.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Welche Kennzahlen können automatisch erstellt werden (z. B. Leerstandsquote, Mieteinnahmen, Zahlungsrückstände, etc.)?
    • Gibt es Auswertungen zu offenen Posten oder Zahlungseingängen?
    • Filterung von Reports (z.B. nach Objekten, Eigentümern, Zeiträumen)?
    • Grafische Darstellung von Kennzahlen?

• • • Dashboards für Vorgänge, Antwortzeiten, Portalnutzung.
    • Filter nach Objekt, Zeitraum, Nutzer.
    • Grafische Darstellung verfügbar.
    • Finanzkennzahlen über ERP-Systeme.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Gibt es Kalender- und Erinnerungsfunktionen?
    • Können wiederkehrende Termine automatisiert werden (z. B. Wartungen, Eigentümerversammlungen)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

• • • Kalender- und Erinnerungsfunktionen in Vorgängen.
    • Wiederkehrende Aufgaben über Workflows.
    • Automatische Eskalationen durch KI-gestützte Zusammenfassung und Priorisierung.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hausverwalter-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Handwerkeraufträgen?
    • Verwaltung von Energieausweisen, Prüfpflichten oder Wartungsintervallen?
    • KI-basierte Unterstützungen?
    • Weitere Hausverwalter-spezifische Funktionen?

• • • Vollständiges Vorgangsmanagement inkl. Handwerkerkommunikation.
    • Verwaltung von Prüfpflichten, Wartungsverträgen und Fristen.
    • KI-Zusammenfassung und -Priorisierung, automatische Zuordnung.
    • Meldungen durch Dienstleister über unsere Dienstleisterplattform relay möglich.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Erweiterte Reporting- und Controlling-Funktionen?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

• • • Fokus liegt auf Vorgängen, Workflows und Kommunikation, nicht auf HR oder Lohnbuchhaltung.
    • Controlling über Reporting-Funktionen.
    • Ergänzende Prozesse können über Partnerlösungen abgebildet werden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

• • • Staffelpreise abhängig von Objektanzahl und Funktionspaket.
    • Jahres- oder Monatsvertrag möglich.
    • Keine Limitierung der Nutzer im Unternehmen.
    • Mindestlaufzeit in der Regel 12 Monate.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos

• • • E-Mail-Support, Telefon, Help Center mit Videos und Anleitungen.
    • Inhouse-Supportteam.
    • Regelmäßige Webinare und Schulungen.
    • Schnelle Reaktionszeiten, umfangreiche Selbsthilfe-Inhalte.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

• • • Demo-Zugang verfügbar.
    • Importfunktionen über ERP-Schnittstellen.
    • Wechselservice durch Customer Success.
    • Begleitete Onboarding-Programme.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

• • • Kontinuierliche Updates, insbesondere im Bereich KI & Automatisierung.
    • Enge Abstimmung mit Kunden über Feedbackkanäle, Interviews und Pilotprogramme.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden berichten über deutliche Entlastung, weniger Telefonate und E-Mails, transparente Vorgänge, schnellere Bearbeitung und bessere Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Häufig gelobt werden das Portal, die KI-Funktionen und der Support. Wünsche betreffen meist zusätzliche Integrationen und tiefere ERP-Funktionen.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Über 2000 Kunden im DACH-Raum, große Nutzerbasis aus Verwaltungen und Wohnungsunternehmen. casavi zählt zu den führenden Plattformen im Bereich Kommunikation, Serviceplattformen und Vorgangsmanagement. Hohe Sichtbarkeit durch Partnerschaften, Branchenveranstaltungen und Integrationen.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hausverwaltungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Ideal für Verwaltungen jeder Größe, die Kommunikation aller Kanäle bündeln, Vorgänge digital steuern und Prozesse automatisieren möchten – von kleinen Verwaltern bis hin zu großen Wohnungsunternehmen.